Interne kontrollprosedyrer brukes til å forhindre svindel, og er avgjørende for enhver vellykket organisasjon. Slike systemer skiller arbeidsoppgaver mellom ansatte i en organisasjon. Det er viktig å ha håndbok for interne kontrollprosedyrer ved hånden. Ansatte bruker dem som referanser når prosedyrer eller plikter er aktuelle. Informasjonen i internkontrollprosedyre varierer fra bedrift til selskap, men prosedyren for å skrive en er den samme.
Skriv en oversikt og innholdsfortegnelse. Oversikten beskriver kortfattet finanspolitisk ansvar, som inkluderer begreper og komponenter i internkontroll. Innholdsfortegnelsen begynner med oppdeling av oppgaver. Innholdet som vanligvis følger er: Anmeldelser, Avstemminger, Godkjenninger, Eiendeler, Utbetalinger, Menneskelige ressurser, Innkjøp og Kontakter.
Fullfør delen Segregasjon av oppgaver. Oppsummer detaljer om separasjon av arbeidsoppgaver for ting som ansatte som mottar og legger ut betalinger, i motsetning til å sette inn betalinger. En annen viktig adskillelse er at hvis en ansatt er betalingsmottaker, gjør en annen ansatt sjekken ut.
Bestem prosedyrer for de neste to seksjonene, omtaler og avstemminger. Vurderinger er prosedyrer som er opprettet for rutinemessig å utføre budsjettundersøkelser, spot-check-transaksjoner og undersøke uvanlig aktivitet. Avstemmingsdelen inneholder prosedyrer som å sammenligne sett med data for å sikre nøyaktighet, se på forskjeller og iverksette tiltak. Dette inkluderer også spesifikt om at en ansatt som skriver inn transaksjoner, ikke forener noen av bankkontiene.
Fullfør delene Godkjenninger, eiendeler og distribusjoner. Godkjenningsdelen angir hvilke ansatte som har myndighet for godkjenning av transaksjoner. Myndighet er kun gitt til ansvarlige medarbeidere med detaljert kunnskap om selskapet. Aktivitetsdelen viser alle typer eiendeler i organisasjonen. Under hver aktivakategori er det angitt spesifikke prosedyrer som beskriver hvordan eiendeler håndteres og overvåkes. Distribusjonsdelen beskriver selskapets retningslinjer og prosedyrer for å distribuere penger, inkludert lønnskontroller.
Fullfør håndboken ved å fullføre de tre siste seksjonene: Menneskelige ressurser, Innkjøp og Kontakter. HR-sektoren beskriver instruksjoner for HR-ansatte om hvordan ansattes informasjon håndteres. Innkjøpsseksjonen forklarer selskapets innkjøpsprosedyrer. Til slutt, i Kontakter-delen finner du personer i selskapet som ansatte kan kontakte når spørsmål eller problemer oppstår.
