Skrive et forretningsbrev til noen du ikke kjenner, er vanligvis ikke vanskeligere enn å skrive et brev til noen du allerede er kjent med. Formatet på brevet skal imidlertid fortsatt være profesjonelt og overholde de riktige standardene for kommunikasjonsetikett i virksomheten. Før du begynner et bedriftsbrev, sørg for at du vet hvordan du staver mottakerens navn riktig og har personens korrekte tittel og firmanavn.
Start brevet med en riktig forretningsinnføring for en ukjent person, for eksempel "Kjære Herr Smith" eller "Kjære Ms Johnson", ved å bruke personens eget etternavn. Hvis brevet er adressert til en kvinne hvis sivilstatus er ukjent, bruk prefikset "Ms." Avslutt introduksjonen med et kolon i stedet for et komma hvis brevet er mer formell i naturen.
Introduser deg selv til mottakeren siden du ennå ikke har møtt. Forklar hvorfor du skriver i første ledd i brevet.Send med en profesjonell stemme formålet med din henvendelse og hva det er du ber om mottakeren.
Skriv brevet i et forretningsmessig format. Bruk avsnitt som er skyllet til venstre på siden av siden, og unngår avsnittinnrykk. Inkluder en enkelt plass etter hvert avsnitt. Slutt brevet med en bedriftsmessig signatur, for eksempel "Vennlig hilsen" eller "Hilsen".
Bruk en profesjonell og objektiv stemme i bokstavets kropp. Forbliv upartisk og vennlig samtidig som du fremmer respekt. Ta med takk for hans tid.
