Effektiv kommunikasjon og informasjonsutveksling er både kritiske for prosjektsuccess. Klar kommunikasjon sikrer at hvert lagmedlem forstår hennes rolle og mål i prosjektet. Kontinuerlig utveksling av informasjon holder alle lagmedlemmer oppmerksomme på fremdrift og fremhever eventuelle problemer som kan påvirke fremdriften. Manglende kommunikasjon effektivt kan føre til dyre forsinkelser som påvirker prosjektets suksess.
Prosjektplan
Prosjektplanen er sentral for all prosjektkommunikasjon som rapportert av TechRepublic. Planen lar hvert lagmedlem vite hva prosjektet skal levere og hvem som er ansvarlig. Det gir nøkkel datoer og prosjekt avhengigheter og bryter komplekse programmer i mindre komponenter som enkelte medlemmer lettere kan forstå.
Syn
Kommunikasjon sikrer at hvert lagmedlem deler samme visjon om prosjektutfallet. En 2002-utgave av "Houston Business Journal" beskrev hvordan arkitekter, et byggefirma og utviklere samarbeidet med ledere av klientbedrifter for å oppnå prosjektsuccess gjennom et felles mål - en forretningspark som ville tilfredsstille brukerens behov.
Kommunikasjonsplanlegging
Et stort prosjekt involverer mange lagmedlemmer og et bredt spekter av kommunikasjonskanaler. For å sikre effektiv kommunikasjon og informasjonsutveksling er det viktig for prosjektlederen å planlegge og styre prosessen fra begynnelsen, og identifisere hvem som trenger annen informasjon på ulike stadier av prosjektet. Prosessen er kontinuerlig i henhold til konsulentfirmaet Project Perfect, som sier at prosjektledere bruker mesteparten av sin tid på kommunikasjonsoppgaver.
Informasjonshåndtering
Lagmedlemmer trenger rask tilgang til de siste versjonene av prosjektdokumentasjonen. Ved å opprette et enkelt prosjektnettsted eller en database kan prosjektledere sentralisere all informasjon og gi lagmedlemmer sikker tilgang til viktige dokumenter som planer, tidsplaner, leverandører, møterom og fremdriftsrapporter.
Status
TechRepublic identifiserer statusrapporter som en av de viktigste prosjektkommunikasjonene. Deling statusoppdateringer sikrer at alle gruppemedlemmer er oppmerksomme på kritiske problemer eller uventede endringer som kan påvirke prosjektplaner eller kostnader. De kan da ta nødvendige tiltak.
Verktøy
Kommunikasjonsverktøy, som e-post, videokonferanse og telekonferanse, gjør det enkelt og praktisk for prosjektgruppemedlemmene å samarbeide og utveksle informasjon, selv når de jobber på forskjellige steder. Sosiale nettverk verktøy spiller også en viktig rolle i prosjektledelsen. Medlemmer kan bruke verktøy, for eksempel Twitter eller Facebook, for å legge inn korte statusoppdateringer eller kommentarer om viktige prosjektproblemer.
