Det kan noen ganger være vanskelig å pålegge orden og disiplin på et leilighetsforeningsmøte. Spesielt hvis noen store utgifter eller reglerendringer drøftes, kan du møte mange forskjellige synspunkter og ingen reell konsensus på veien fremover. Det er viktig å holde seg til riktig møteprosedyre slik at alle kan bli hørt og beslutninger kan gjøres effektivt. Du bør også lese statens regler om leilighetsforeninger, og sørge for at du overholder juridisk prosedyre for gjennomføring av møter.
Behandle dagsordener for diskusjon fra alle styremedlemmer, for å sikre at alle utestående saker blir behandlet.
Skriv og sirkulere en agenda i god tid før møtet, sammen med protokollen fra det foregående møtet. Det kan være mest effektivt hvis du har e-postadressen til hver eier for å sikre effektiv distribusjon. Dagsordenen skal gjøre rede for tidspunkt og sted for møtet og nøyaktig hva som skal diskuteres. Det bør inneholde eksplisitt angitte forslag om materiell virksomhet.
Sørg for at du har en sekretær for å ta ordinære minutter på møtet. På denne måten blir handlingene godkjent på møtet ordentlig registrert og kan utføres.
Tillat en kort periode i begynnelsen av møtet for å sosialisere, og ha kaffe eller andre forfriskninger ved hånden. Dette tillater eiere å blande seg og skaper en mer samarbeidsvillig og vennlig atmosfære.
Ta møtet for å bestille med en erklæring om at den formelle virksomheten nå skal begynne. Sørg for at du har alles oppmerksomhet før du går videre til virksomheten ved hånden.
Godkjen protokollen fra det forrige møtet, enten som det er eller med noen endringer som aksepteres av medlemmene.
Presentere eventuelle offiserers rapporter som er nødvendige for å informere eierne om eventuelle handlinger som er tatt på deres vegne siden sist møte.
Flytt til det første forretningsområdet. Oppgi bevegelsen og be om diskusjon. Medlemmer bør anerkjennes av stolen før de snakker. Dette systemet sikrer at diskusjonen ikke degenererer til en uproduktiv fri-for-all, noe som kan skje hvis følelser løper høyt om et bestemt leilighetsproblem.
Beveg bevegelsen, enten som først oppgitt eller som endret ved diskusjon, og ta deretter en stemme.
Sørg for at sekretæren for møtet notater den nøyaktige ordlyden av bevegelsen og resultatet av avstemningen før du fortsetter. Denne bevegelsen vil deretter veilede foreningens påfølgende handlinger på det aktuelle problemet.
Arbeid gjennom hvert enkelt forretningsområde på denne måten.
