En prosjektleder holder regelmessige møter med interne prosjektgruppemedlemmer for å diskutere sine nåværende prosjekter. I tillegg kan en prosjektleder legge til rette for møter med prosjektets interessenter, daglig leder og klienter for å starte et prosjekt og kan holde løpende møter for å gi oppdateringer om sine prosjekter og svare på spørsmål om tidslinjer og budsjetter. Forberedelse for hvert prosjektmøte er nøkkelen til å gjøre gunstig bruk av både din tid og møtet.
Inviter de riktige personene til prosjektmøtet. Bestem målene du må oppnå på møtet basert på inviterte. Hvis du møter med prosjektmedlemmer, kan du sette mål for å skaffe statusoppdateringer, løse interne problemer og få lagmedlemmene dele informasjon med hverandre om prosjektet. Hvis møtet med prosjektets interessenter, ledere og klienter, er målet ditt å gi generelle milepæloppdateringer og svare på spørsmål.
Oppfordrer agenda emner fra inviterte flere dager før møtet. I stedet for å unnvike en overraskelseskurve på møtet, spør etter spørsmål og diskusjonsemner fra de som er tilknyttet prosjektet. Dette vil gi deg tid til å forberede og invitere andre som kan støtte deg på møtet. Forutse hvilke inviterte som vil høre og diskutere om prosjektet. Hvis du for eksempel vet at klientene ønsker å diskutere markedsføringsmateriell, få oppdateringer fra kommunikasjonsavdelingen din og inviter en representant til møtet.
Lag en formell prosjektmøte agenda. Oppgi møteledetaljer som møte navn, dato, klokkeslett, sted og konferansesalget øverst på siden. Liste agenda emner som status av prosjektet milepæler; status for funksjonelle forretningsområder som IT, markedsføring, juridiske og andre relevante avdelinger; prosjektbudsjett; neste skritt; og eventuelle emner som er foreslått av andre.
Send alle inviterte en elektronisk møteinvitasjon og agenda. Ta med en prosjektplan eller statusrapport som følger med diskusjonen om status og tidslinje. Send invitasjonen så tidlig som mulig og følg opp med dagsorden og vedlegg minst en til to dager før møtet. Dette vil tillate dine inviterte å gjennomgå dokumentene og forberede på forhånd.
Sjekk på møte logistikk som konferanserom og romoppsett flere dager før møtet ditt. Test telefonnummeret ditt for konferansesamtaler og webmøter, slik det er aktuelt, for å sikre at de jobber og er lett tilgjengelige. Siden deltakerne sannsynligvis jobber med flere oppgaver, vil du ikke kaste bort tid til noen med feil telefonnumre og webkoblinger.
