Din leder har bedt deg om å undersøke en markedstendens og lage en rapport for avdelingen din slik at firmaet ditt kan skape en strategi for å øke markedsandel og fortjeneste. På dette punktet må du bestemme hva slags rapport du skal skrive. Å vite forskjellene mellom formelle og uformelle rapporter, hjelper deg med å velge riktig stil.
Informell rapport
Informelle rapporter er vanligvis interne rapporter, og kan gå til andre medlemmer av avdelingen og avdelingshoder. De brukes også til rapporter som vil sirkulere i hele selskapet. De bruker personlige pronomen og sammentrekninger. Selv om rapporten kan være flere seksjoner lang, er den vanligvis mye kortere enn en formell rapport. Ingen innholdsside er inkludert. Uformelle rapporter kan til og med formateres som et notat.
Uformell struktur
Din introduksjon og konklusjon er inkludert i rapporten, og det er ikke noe abstrakt. Ta med svært korte overskrifter, om nødvendig. I introduksjonen, kort oppgir problemet, hva du har gjort og din endelige konklusjon. Du har en målgruppe, så snakk direkte med dem i diskusjonen din. Oppgi fakta og ikke pynte detaljene, men sørg for at rapporten er forståelig. Påminn leseren hva dine konklusjoner var. Rapporten din vil være rettjustert med en 10-til 12-punkts skrifttype. Ta med dine anbefalinger og fremdriften du har gjort for å løse problemet. Vær positiv om forventningene og anbefalingene.
Formell rapport
Hvis du skriver en rapport for øverste ledelse eller for en annen organisasjon, trenger du en formell rapport. Formelle rapporter brukes også til forskningsoppgaver i høyere utdanning. Formelle rapporter er lengre og godt undersøkt. Formelle rapporter er upersonlig, sjelden bruker personlige pronomen og sammentrekninger.Oppsummeringer er plassert på separate sider og har vanligvis mer enn én overskrift. Formelle rapporter kan også bli gitt på forhånd. Inkluder en innholdsside hvis rapporten din er mer enn fem sider lang. Et følgebrev eller notat kan være påkrevd.
Formell struktur
Inkluder en forsiden som ligner på et bokomslag. Abstrakt oppsummerer kortfattet problemet, prosessen med forskning og endelige konklusjoner på en side eller mindre. Din tittelside vil dekke tittelen på rapporten, personen som samlet rapporten, utgiveren og innleveringsdatoen. Oppsummer opprinnelig oppgave eller formålet med studien, og ta med alle detaljene som er nødvendige for at målgruppen skal kunne forstå spørsmålet helt. Ta med innholdsfortegnelse og en liste over tabeller og figurer. Rapportens kropp vil inneholde en introduksjon, oversikt over forskningen og de endelige konklusjoner og anbefalinger. Slutt rapporten med bekreftelser, en liste over referanser der du fant din forskning og eventuelle vedlegg.
