Styring av kontanter i din bedrift innebærer flittig bokføring og sikkerhet. På oppsiden er kontanttransaksjoner i henhold til US Small Business Administration mindre utsatt for svindel, gebyrer, venteperioder og betalingsfeil. På ulemper kan kontanter som ikke er godt kontrollert, tiltrekke seg større kontroll fra IRS og kriminell fristelse fra ansatte og andre. Bruk av flere metoder for intern kontantkontroll kan bidra til å minimere risiko.
Vetting ansatte
Kontantkontroll starter med folk. Ansatte som håndterer kontanter eller kontantekvivalenter, inkludert sjekker og kredittkortslips - bør vurderes grundig. Strafferkontroll, narkotika-screening og verifisering av tidligere ansettelser kan være deler av vettingprosessen. Ifølge en Journal of Management og Marketing Research rapport om virkningen av kriminalitet på virksomheten, "Bakgrunnskontroller bør også inkludere en kreditt historisk rapport som noen ansatte kan ty til bedrøvende selskapsmidler når økonomisk press fra narkotikamisbruk, utroskap, gambling eller medisinske utgifter virker uoverstigelig."
Dokumentere transaksjoner
Å holde kvitteringer for kontanttransaksjoner muliggjør nøyaktig bokføring og tilfredsstiller IRS ved å skape hva det amerikanske handelsdepartementet kaller et "ubestridelig revisjonsspor." Nummererte, todelt kvitteringer er ideelle da de tillater deg å gi en kopi av kvitteringen til kunden din og hold den andre kopien for postene dine. Regelmessig telling av kasseapparater kan bidra til å sikre nøyaktighet. Utskriftskalkulatorer og kvitteringsbøker kan også være nyttige ved dokumentasjon av kontanttransaksjoner.
Segregating Pligter
En del av den interne kontantkontrollen setter mer enn en person som har ansvaret for kontanttransaksjonskontroll. Yale Universitets egne regler for adskillelse av oppgaver krever at ingen person alene skal være ansvarlig for å håndtere innledende kontanttransaksjoner, holde oppføringer, avstemme saldoer, transportere eller deponere kontanter og godkjenne bokføringen. Ifølge Yale University, "Når disse funksjonene ikke kan skilles, er det nødvendig med en detaljert overvåking av relaterte aktiviteter som en kompenserende kontrollaktivitet."
Sikring av kontanter
Ved å installere videokameraer og bruke drosjebokser til å lagre kontanter, er metoder for å beskytte kontanter på poeng der transaksjoner finner sted. Ved å tilordne en ansatt og en veileder sammen for å administrere virksomheten din trygt eller foreta bankinnskudd, er en metode som bidrar til å beskytte penger før og under transitt. Avstemme kontantinnskudd med bankinnskuddsposter daglig og gjennomføre månedlige vurderinger av bedriftens samlede bokføring, er måter du kan holde på øye med på kontanter og hindre problemer med IRS.
IRS Tips
Ifølge IRS, "Hvis du i løpet av en 12 måneders periode mottar mer enn $ 10 000 i kontanter fra en kjøper som følge av en transaksjon i din handel eller virksomhet, må du rapportere det til Internal Revenue Service (IRS) og FinCEN (Financial Crimes Enforcement Network) på skjema 8300. "Bedrifter har 15 dager fra datoen for mottak av en enkelt kontanttransaksjon på $ 10.000 eller mer til fil Form 8300 med IRS.
