Kritisk informasjon om virksomheten din, for eksempel endringer i retningslinjer eller meldinger om kommende møter, må kommuniseres til dine ansatte. En måte å få informasjonen ut er ved å lage et notat. Notater er enkle dokumenter som gir viktig informasjon. De forteller de ansatte for det første hvem notatet er fra, hvem det er adressert til, og hva det handler om, da kaster de budskapet ut i kroppen av notatet. Skriv et eksempelmemo for å bruke en mal for fremtidige notater.
Åpne et nytt dokument på datamaskinens tekstbehandler. Skriv "TO:" og inkluderer parenteser eller en annen indikator for å vise at en persons navn må skrives inn i dette feltet. Trykk enter tasten to ganger for å starte en ny linje. I det andre feltet skriver du «FRA:» og inkluderer parentes for å vise at avsenderens navn må gå i dette feltet. Trykk enter-tasten to ganger for å starte en ny linje og skriv "RE:" eller "SUBJECT:" og inkludere parentes for å indikere at memo-emnet skal fylles inn her.
Trykk enter-tasten to ganger, og bruk underskiltnøkkelen til å lage en linje helt over hele siden. Dette vil skille mellom det innledende feltet ovenfor og det forklarende feltet - eller delen av notatet - som skal skrives under.
Skriv en setning eller to under linjen opprettet i trinn 3 for å forklare at memo-drafteren må bruke dette rommet til å forklare emnet i notatet fullt ut.
Gi en plass på slutten av prøveminnet for at drakteren skal signere hans eller hennes navn og legge merke til eventuelle vedlegg til notatet.
