Hvis du skriver et forretningsbrev, synes det å være skremmende, kan det være nyttig å vite at alle forretningsbrev skal følge en grunnleggende mal. Malen kan brukes til omtrent enhver forretningssituasjon, og kan også brukes i e-post.
Dato
Start brevet ved å skrive hele datoen for brevet om to inches fra toppen på venstre side av papiret. I USA blir datoen alltid skrevet som måned, dato og år: 23. april 2009.
Adresser og hilsen
Slå ned en linje fra datoen og legg inn gateadressen din på en linje, din by, stat og postnummer på neste linje, og din e-postadresse på den tredje linjen. Slipp ned to andre linjer og sett mottakerens navn på første linje, tittelen på neste linje under det, hennes firmanavn på den tredje linjen, selskapets gateadresse under det, og firmaets by, stat og postnummer under det. Begynn brevet med "Kjære" og enten Fru eller Herr og personens etternavn, med mindre du vet at personen bruker en annen honorific, for eksempel Dr. eller Rev., etterfulgt av et kolon. Øverst på brevet ditt, under datoen, vil se slik ut:
123 Din Street Yourtown, ST 12345 [email protected]
Ms Clara Wills HR-direktør 456 Company Road Companycity, ST 67890
Kjære Fru Wills:
Kropp
For bokstavets kropp, gjør hvert avsnitt igjen berettiget (selv med venstre margin) og la en linje mellom avsnittene. Din skriving i brevets kropp skal være profesjonell og til punktet: Oppgi tydelig bokstavets art, grunnene dine for å sende det og hva du håper å få som svar på brevet. Separat hver ide av brevet til et eget avsnitt. Hvis du har mer enn én forespørsel eller hensikt for brevet, oppgir du dem begge i det innledende avsnittet og behandler deretter hver enkelt, men separat i de etterfølgende avsnittene. Unngå å bruke akronymer eller forkortelser da de kan forårsake forvirring: Stave ut nøyaktig hva du snakker om. Bruk riktig grammatikk og stavemåte, og skriv alltid brevet ditt før du sender det.
Lukking
Avslutt virksomhetsbrevet med "Vennlig hilsen" eller "Med vennlig hilsen." Slå ned fire mellomrom i et utskriftsbrev og legg inn ditt fulle navn. Logg på mellomrommet mellom avslutningen og navnet ditt. I en e-post, legg navnet ditt på neste linje etter avslutningen.
