Frivillige er livet blod av en ideell organisasjon. Mange nonprofits har ikke nok medarbeidere til å drive en organisasjon effektivt, slik at frivillige fyller gapet. Organisasjoner som utvikler og fremhever retningslinjer og prosedyrer for deres frivillige program, og som definerer de frivilliges roller og ansvar, høster fordelene som følger med et førsteklasses frivillighetsprogram.
Skriv inn en introduksjon. Ta med navnet på byrået, oppdraget og kjerneverdiene, en liste over ansatte og en liste over styremedlemmer. Frivillige hjelper ikke bare med prosjekter, men er også ambassadører for organisasjonen. De må vite hvordan byrået fungerer og de som representerer byrået i en administrativ kapasitet. Inkluder også informasjon om hvem byrået tjener, hva det gjør for å hjelpe, og programmene det støtter.
introduser byrået til frivillige i første ledd i håndboken og velkommen dem. Selv om frivillige ikke er betalt, må de behandles med respekt fra dag ett. Sørg for å gjenkjenne deres verdi som sentral for organisasjonens oppdrag. Skriv to korte setninger for å takke frivillige på forhånd for deres tjeneste til byrået og fortelle dem hvordan sentrale de er til oppdraget.
Opprett håndboken i en 8 1/2-tommers-11-tommers format, eller helst 6 tommer-9 tommer, så det er lett å bære og frivillige kan holde den praktisk for referanse. Håndboken kan også settes i et tre-ring bindemiddel, slik at oppdateringer enkelt kan legges til. Konfigurer retningslinjer og prosedyrer i en trinnvis måte ved hjelp av enkelt, klart språk. Ikke bruk $ 10 ord for å lage poeng. Frivillige kommer fra alle pedagogiske bakgrunner, og språket i håndboken din skal være på utdanningsnivå som alle kan forstå.
Lag jobbbeskrivelser for frivillige stillinger. Beskriv roller og ansvar slik at frivillige kan velge den posisjonen som passer best for sine interesser. Jobbeskrivelser vil hjelpe byrået ditt til å samsvare frivillige til en passende frivillig mulighet. Folk frivillig av ulike grunner, og de har forskjellige ferdigheter. En god jobbbeskrivelse vil gi frivillige mulighet til å velge riktig mulighet for dem og for din organisasjon. Legg til eksemplarer av innloggingsblanketter, registreringsskjemaer osv. Byråer har databasesporing for frivillige timer: tidsark bidrar til å gjøre sporingstider enklere.
Beskriv hvilke typer opplæring og tilleggstrening som er tilgjengelig for frivillige. Liste orientering datoer og hvordan de kan oppdatere sine ferdigheter eller lære nye. Utvikle en kalender med datoer for opplæring og orientering. Informer frivillige om de må signere en fortrolighetserklæring. Hvis de gjør det, må du gjennomgå uttalelsen med dem, svare på eventuelle spørsmål og forklare årsaken til erklæringen. Under frivillige orienteringer, vurder frivillig håndbok nøye og la tiden for frivillige stille spørsmål. (Det er alltid hyggelig å ha enkle forfriskninger på frivillige orienteringer.)
Beskriv prosessen for screening frivillige. Gi dem beskjed om de trenger en bakgrunnskontroll, hvis den frivillige stillingen de velger, har spesielle lisenser, risikoer, medisinske avklaringer, TB-tester, merker og så videre. Hvis de forventer å kjøre for byrået, forklare hvilken type forsikring de må ha, eller eventuelle tilleggsforsikringer de måtte jobbe som frivillig for byrået ditt.Forklar eventuelle ansvarsproblemer, og få frafall for å signere hvis du har høyrisiko-frivillige stillinger. Frivillige må vite risikoen for visse frivillige muligheter. Sørg for å inkludere avviksskjemaene, og under orientering, forklare begrunnelsen for dem og gi frivillige muligheten til å signere disse skjemaene. Denne prosessen vil beskytte byrået i tilfelle en ulykke.
Forklar hvordan frivillige kvalifiserer for utmerkelser. Hvis byrået har et anerkjennelsesprogram, skissere når det holdes, hvordan byrået gjenkjenner frivillige, om det er en gallamiddag, lunsj eller spesiell prisutdeling, og arrangementsklæringen. Hvis frivillig anerkjennelse hendelsen er en spesiell anledning for frivillige, beskriv det slik at de forstår at personalet i byrået blir "frivillige" for denne hendelsen, og frivillige blir gjestene.
