Bedrifter bruker ofte et datastyrt regnskapssystem til å behandle og vedlikeholde regnskapstransaksjoner og -registre. Systemet absorberer og lagrer disse dataene ved hjelp av moduler som kundefordringer, kundefordringer, prøvebalanse og lønn. Et datastyrt regnskapssystem er enten spesielt utviklet for et bestemt selskap, eller det er kjøpt fra en tredjepart (for eksempel Timberline eller MAS 200). Et datastyrt regnskapssystem er et verdifullt verktøy for mange selskaper.
Hastighet
Systemet behandler data raskt. Når informasjonen er tastet inn i den tilhørende modulen, for eksempel lønn eller betalbar betaling, behandler og lagrer systemet umiddelbart.
Automatisk generasjon
De fleste datastyrt regnskapssystemer har funksjoner som ordreinngang og generering av tilknyttede fakturaer. Arbeidsgiveren kan opprette kontoer for sine kunder, lagre navn, adresser, ordre og fakturaer så lenge som nødvendig. Et datastyrt system tillater også arbeidsgiver å lage og skrive ut kontoutskrifter. Videre har mange regnskapssystemer en lønnsfunksjon som muliggjør fullstendig lønnsbehandling, inkludert generering og utskrift av sjekker og rapporter.
aktualitet
Arbeidsgiveren er i stand til å skrive ut og skrive ut bestillinger, fakturaer og alle andre regnskapstransaksjoner etter behov. Han kan også enkelt finne arbeidstakers lønnsdata som nåværende adresse og beløp uten å måtte søke gjennom arkivskap for å finne personellfiler.
Ødelegger manuell behandling
Et datastyrt regnskapssystem eliminerer manuell behandling. Sistnevnte innebærer behandling og registrering av selskapets inntekter, utgifter, fortjeneste, tap og forsoning for hånd, og skaper mye rom for feil. Lønnstransaksjoner og virksomhetenes skattetransaksjoner registreres også manuelt. Med et datastyrt regnskapssystem har arbeidsgiver en jevnere rekordbehandlings- og balanseringsprosess.
Personale motivasjon
Et datastyrt regnskapssystem krever ofte at personalet skal gjennomgå opplæring for å lære nye ferdigheter, slik at de føler seg motiverte. Videre kan arbeidsgiveren outsource opplæring til en representant fra programvareselskapet, noe som gir mindre press på ansatte til å administrere opplæringen selv.
Forenkler revisjoner
Hvis føderale eller statslige myndigheter bestemmer seg for å revidere selskapet, forenkler en datastyrt regnskapssystem prosessen. Normalt, før revisjonen finner sted, gir revisor melding til arbeidsgiveren via e-post om de spesifikke dokumentene som kreves for revisjonen. Avhengig av revisjonens art kan dokumenter inkludere skatteoppgavene, lønnsregistrene og kontoplanen.
Et datastyrt regnskapssystem kan lagre mange års informasjon. Hvis revisjonen krever det, kan arbeidsgiver få tilgang til informasjon fra mange år tilbake. Hvis revisor i løpet av revisjonen spontant ber om et regnskapsdokument, kan arbeidsgiveren raskt hente den fra systemet i stedet for å romme gjennom oppbevaringsboksene for å finne papirkopier.
Reduserer forgiftning
En datastyrt regnskapsmessig programvare gjør det vanskelig for ansatte å stjele penger fra selskapet. For eksempel, hvis en lønnsmedarbeider prøver å betale seg mer enn det tillatte beløpet, vil hun tydeligvis oppdages fordi regnskapssystemet lagrer alle lagrede transaksjoner.
