En prøvebalanse er et regnskap som en bedrift forbereder ved utgangen av en regnskapsperiode, like før du foretar justeringer. En ujustert prøvebalanse opprettes først og brukes til å foreta justerte oppføringer, lukke bøkene og utarbeide de endelige versjonene av regnskapet. Den ujusterte prøvebalansen opprettes ved å overføre regnskapet og beløpene fra virksomhetens hovedbok til regnearket. Kontantkontoen påvirkes ofte av flere transaksjoner.
Åpne hovedboken. Dette bør være et regneark eller et regnskapsprogramvare som sporer alle regnskapstransaksjoner for alle kontoene en bedrift bruker. Hvis en bedrift bruker kontantkontoen for å samle inn betalinger, foreta betalinger og foreta kjøp, vil det være høyt antall debet- og kredittbeløp som involverer kontokontoen i hovedboka.
Forbered en T-konto for å beregne balansen på kontantkontoen. En T-konto er et T-formet bord bestående av to kolonner. Merk toppen av T med "debet" på venstre side og "kreditt" på høyre side. Skriv "Cash" øverst for å angi at denne T-kontoen bare gjelder for kontanter.
Start i begynnelsen av perioden for hovedboken og gjennomgå alle forretningstransaksjoner hvor kontokontoen er brukt. For hver debetoppføring på kontantkontoen på hovedboken, skriv det beløpet i debetkolonnen på T-kontoen. Gjør det samme for hver kredittoppføring, og registrer disse i kredittkolonnen på T-kontoen.
Legg til debetbeløpene i T-kontoen og totalt dem. Gjør det samme for kredittbeløpene i den andre kolonnen, og trekk deretter samlet kredittbeløp fra det totale debetbeløpet. Dette vil gi deg din totale kontantbalanse, som vil være en debetbalanse dersom det er et positivt tall eller en kredittbalanse hvis det er en negativ tall. Pass på at du inkluderte og registrerte hver enkelt kontanttransaksjon og gjorde matematikken riktig for å unngå unøyaktigheter.
Åpne et nytt regneark eller prøvebalansedokument. Det skal være merket med firmanavn og dato, og få tittelen "Trial Balance".
Oppgi alle virksomhetens kontonavn på venstre side av regnearket. Se på hovedboken og oppfør de mest likvide eiendeler, mest likvide gjeld, aksjer, inntekter og kostnader i sekvensiell rekkefølge. Kontantkontoen er vanligvis oppført først fordi den er den mest likvide eiendelen.
