Bedrifter kontrakt med eksterne selskaper for å gi en rekke vedlikeholdsoppgaver med jevne mellomrom. Disse eksterne selskapene inkluderer rengjøring, plantepleie og søppeltømming. Disse aktivitetene faller utenfor den primære driften av virksomheten. Kontrahering av dette ansvaret gjør at selskapet kan fokusere på sin virksomhet.
Innledende kjøp
Bedrifter inngår forhåndsbetalt vedlikeholdskontrakter i flere måneder av gangen. Selskapet betaler hele kontraktsbeløpet foran og vedlikeholdsselskapet lover å yte tjenesten i kontraktens løpetid. Når selskapet inngår kontrakten, registrerer selskapet kontrakten som et forskuddsbetalt aktiv i regnskapet. Revisor registrerer dette ved å debitere "Forhåndsbetalt vedlikeholdskontrakt" og kreditere "Kontant" for beløpet betalt for kontrakten.
Periodisk justering
På slutten av hver periode utløper en del av kontrakten. I løpet av perioden gir entreprenøren vedlikeholdstjenester til virksomheten. Siden hele betalingen allerede er gjort, er det ikke nødvendig med ytterligere betalinger. Utløpet av kontraktsdelen må imidlertid registreres. Revisor bestemmer beløpet på kontrakten som utløp ved å ta full betaling for kontrakten og dele den med nummerperioder som omfattes av kontrakten. Revisor debiterer "Vedlikeholdskostnad" og kreditter "Forbetalt Vedlikeholdskontrakt" for dollarbeløpet av utløpt del av kontrakten.
Balanserapportering
Forhåndsbetalte vedlikeholdskontrakter er nåværende aktivakontoer. En nåværende eiendel vil bli brukt innen ett år. En forhåndsbetalt vedlikeholdskontrakt strekker sjelden utover ett år og kvalifiserer som en nåværende eiendel. Balansen fordeler eiendeler i omløpsmidler og ikke-finansielle eiendeler. Balansen viser nåværende eiendeler først.
Resultatregnskap Rapportering
Resultatregnskapet kommuniserer lønnsomheten ved å trekke ut kostnader fra inntekter for å bestemme nettoinntekt. Revisor inkluderer alle driftskostnader. Utløpt del av vedlikeholdskontrakten eller "Vedlikeholdskostnad" blir rapportert i resultatregnskapet for å komme til selskapets nettoinntekt.
