Når du leier i stedet for egen eiendom, gjør du et løfte om å betale husleie, vedlikeholdsavgifter og andre utgifter til utleier. Kontantene du betaler hver måned eller kvartal kalles en leiekostnad. Disse pengene blir registrert i resultatregnskapet i måneden som leien gjelder. Forhåndsbetalt leie er leie som du betaler i forfallsdato. Det representerer en forskuddsbetaling for en fremtidig fordel, så du vil registrere den som en ressurs for selskapet.
Hva er forhåndsbetalt leie?
Når en bedrift leier lokaler som et kontor, varehus eller fabrikkbygning, er leien vanligvis forfalt i forkant av måneden eller kvartalet som dekkes av leien. Juni's leie kan for eksempel skyldes 31. mai eller 1. juni. Mange bedrifter betaler leie med sjekk. Dette betyr at de må være organisert og få sjekken i posten noen dager før forfallsdato. Ellers kan utleieren ikke motta lejekontrollen i tide, og virksomheten kan bli rammet med alvorlige kommersielle konsekvenser som interesse, sen gebyr og mulig utvisning.
Forhåndsbetalt leie er rett og slett beløpet betalt for utleie i forkant av leieperioden som den vedrører. Når du skriver en innsjekking i mai som dekker leie for juni, har du gjort en forhåndsbetalt leiebetaling. Noen bedrifter kan forhåndsbetale leie av noen få dager hver måned for å sikre at lejekontoen kommer til tiden. Andre velger å betale flere måneder for å leie på forhånd av kommersielle grunner, for eksempel å få en leierabatt eller bare for tryggheten om å vite at leien er betalt. Uansett årsakene dine, hvis du knekker, åpner du sjekklisten før leien er forfalt, og du betaler forskuddsbetaling.
Hva er leieutgifter?
Leieutgifter er alle kostnader knyttet til leasing av en eiendom i en rapporteringsperiode. Det inkluderer selvsagt leien du betaler hver måned eller kvartal, men det inkluderer også eventuelle andre utgifter som er nødvendige for å utnytte en eiendom. For eksempel kan du betale ekstra penger for å dekke slike ting som forsikring, vedlikehold, reparasjon av fellesarealer i bygningen og sikkerhet.
Leieutgifter er faste kostnader, i motsetning til variable kostnader, noe som betyr at du må betale dem hver måned eller kvartal uansett hvor mye produkt du produserer. Selv om du avslutter driften i en måned, må du fortsatt betale leien og andre leieavtaler. Som sådan kan leiekostnader være en materiell avløp på selskapets driftsinntekter.
Hva er forskjellene mellom forutbetalt leie og leieutgifter?
I lekmanns vilkår er forskjellen enkel: En leiekostnad er det beløpet du må betale i henhold til en leieavtale, og forutbetalt leie er eventuell leiekostnad som du betaler før forfallsdagen. I regnskapsmessige termer blir ting litt mer komplisert.
Leieutgifter faller vanligvis under kategorien Salgs-, general- og administrasjonskostnader som gjør det til resultatregnskapet. Andre SG & A-poster inkluderer så forskjellige utgifter som lønn, kontorrekvisita, forsikring og rettssaker. Leieutgifter er klassifisert som SG & A fordi en bedrift bruker eiendommen til å drive og tjene penger.
Produksjonsselskaper kan behandle leiekostnadene litt annerledes. Det er mye vanligere for disse selskapene å inkludere leiekostnader som en del av fabrikkens overhead. Det skyldes at leie for fabrikklokaler er bundet til produksjon - uten fabrikk ville det ikke være noe produkt. Leie som ikke er knyttet til produksjon som kontorlokaler belastes SG & A. På slutten av dagen skjønner det imidlertid ikke helt hvilken kategori rentekostnaden vises - bunnlinjen er den samme.
Hva er bunnlinjen effekt? Når du påløper en leiekostnad, vil du kreditere kontokontoen og debete leiekostnaden / SG & A-kontoen. I resultatregnskapet er SG & A-kostnadene oppført under inntekter og vises i samme blokk som andre kostnader, som avskrivninger og kostnaden for solgte varer. Samlede inntekter minus kostnaden for solgte varer gir din brutto fortjeneste. Brutto resultat minus driftskostnader - SG & A - er lik driftsresultat. Driftsinntekt er et mål på hvor mye av inntektene dine etter hvert vil bli fortjeneste etter at regnskapsførere har trukket ting som skatter. Jo større rentekostnadene dine er, desto lavere driftsinntekter vil være. Leieutgifter har en direkte innvirkning på mengden penger i bedriftens hvelv.
For å forstå hvordan forhåndsbetalt leie passer inn i denne analysen, må du vite at en husleieutgift vil opplyse kostnadene for opptatt plass i tidsintervallet som er angitt i resultatregnskapet - selv om leien ikke ble betalt innen den perioden. Så, hvis ABC-firmaet forbereder resultatregnskapet for juni, og junis leie kommer til $ 5000, vil ABC registrere en leiekostnad på $ 5000. Selskapet gjør samme oppføring uavhengig av om den betalte leien i juni eller mai.
For å håndtere denne timingabonnementet må selskapet registrere innbetalte leiebeløp som ikke er inntatt. Det gjør dette i balansen om nåværende eiendeler i balansen. Tilbake til eksempelet ovenfor, hvis ABC betalte leien i mai, ville det registrere opptil $ 5000 forutbetalinger som omløpsmidler til kostnaden faktisk er påløpt. For regnskapsmessig bruk er forhåndsbetalt leie en fordel som selskapet ennå ikke har hatt glede av, men vil nyte på et tidspunkt i fremtiden. Det er en fordel for selskapet.
Hvorfor bedrifter bruker forhåndsbetalt leie
Bedrifter bruker for det meste utbetalt leie ut av kommersiell nødvendighet. En av de viktige klausulene i en kommersiell leieavtale gjelder leieforfallsdatoen. Vanligvis er den årlige leien forfalt i 12 like utbetalinger på hvilken dato leien spesifiserer eller i fire like betalinger. Når leie er betalt kvartalsvis, vil leieavtalen spesifisere de fire leiebetalingsdatoer som 1. januar, 1. april, 1. juli og 1. oktober. Det er ingen magi på disse datoene - de har nettopp spilt opp etter konvensjon.
Det du finner er imidlertid at du alltid vil bli bedt om å betale leie en måned eller tre måneder på forhånd, noe som gir opphav til en forutbetalt leieforhold. Banker og boliglån långivere vanligvis insisterer på at utleiere har leie utbetalinger kommer inn før boliglånet betaling forfaller for samme periode, det er større sjanse for at boliglånet vil bli dekket av leieinntektene. Så, du har det vanskelig å finne en utleier som vil la deg betale leie i etterskudd.
I enkelte tilfeller kan du velge å betale mer enn én utleiebetaling på forhånd. For eksempel kan du tilby å betale et helt års leie for å sikre en bestemt eiendom når konkurransen er hard. Eller du kan være enig i å betale et par måneders leie på forhånd i retur for noe annet søtsaker som en 10 prosent rabatt på leien. Hver bedrift vil ha sine egne kommersielle drivere for å sette en konvolutt av kontanter på bordet.
Den eneste tingen du ikke kan bruke forhåndsbetalt leie for, er å få ekstra skattefradrag. Vanligvis vil en bedrift kreve et fradrag i samme år som det betaler driftsutgiften. Så hvis du betalte et forsikringspremie på $ 2000 i 2018, ville du kreve fradraget i 2018. Nå, tenk at du har en flerårig forsikringskontrakt med en pris på $ 2000 per år. Hvis du vil, kan du betale premieene 2018 og 2019 samtidig og trekke ut $ 4000-betalingen i 2018. Dette kan være fordelaktig avhengig av skattesituasjonen. Dessverre er forhåndsbetalt leie et unntak fra fradrag når du betaler regelen. Hvis du betaler $ 50.000 i juni for en års leiepris, kan du bare trekke ut sju måneders leie den 31. desember.
Leie utgifter Eksempler
En viktig egenskap ved kommersiell leasing er at leien sjelden forblir konsistent over leieperioden. De fleste virksomheter signerer leieavtaler med vilkår på fem eller ti år, med en bestemmelse om at leien vil øke årlig, enten som en fast prosentøkning eller i tråd med inflasjonen. I stedet for å ta hensyn til svingende leieinnbetalinger, er det vanlig å oppgi et selskaps leieutgifter som et konsistent beløp fra måned til måned. Dette er kjent som den lineære regnskapsmetoden.
For eksempel, anta at XYZ-firmaet signerer en ettårig leieavtale for å starte 1. januar. Leien er $ 2000 per måned for de første seks månedene. Etter det er leien $ 2500 per måned. Ved hjelp av lineærmetoden vil XYZ gjennomsnittlig utleiere betaling for hele leieperioden. I dette eksemplet er leien seks måneder på $ 2000 og seks måneder på $ 2.500, eller $ 27.000 totalt. Del dette beløpet med 12 måneders leieavtale, og du får en gjennomsnittlig betaling på $ 2,250 per måned. Selskapet registrerer denne leiekostnaden på månedsregnskapet.
Selvfølgelig samsvarer rentekostnadsstallene ikke med virkeligheten. I løpet av de første seks månedene betaler XYZ $ 250 mindre enn den registrerte leieprisen hver måned. I de andre seks månedene betaler det $ 250 mer. For å forene disse forskjellene, må selskapet bruke en utsatt leiekostnadskonto.
Ganske enkelt vil XYZ Company legge til $ 250 per måned i utsatt leiekostnadskonto fra januar til juni, og deretter trekke $ 250 fra den utsatte leiekostningskontoen fra juli til desember. I desember viser kontoen en saldo på null. Ved bruk av utsatt leiekostnadskonto sikrer at XYZ Company registrerer leiekostnader i tråd med de lineære reglene, samtidig som de faktiske utleiekvitteringene blir betalt i resultatregnskapet.
Forhåndsbetalt leieregnskap
Forhåndsbetalt leie er vist som en nåværende eiendel i selskapets balanse. Hver gang selskapet betaler leie på forhånd, må det debet de nåværende eiendelene tegne seg for beløpet av forutbetaling av leie, og skriv deretter en samtidig kredittoppføring til kontantkontoen. Så hvis XYZ Company betalte hele $ 27.000 årlig leie på forhånd, ville den debet de nåværende forhåndsbetalte eiendelene for $ 27.000 og kreditkasse for $ 27.000.
XYZ Company må da foreta en justeringsoppføring for å ta hensyn til den delen av forhåndsbetalt leie som den bruker opp hver måned. Det gjør dette ved å overføre forutbetalt utgift til resultatregnskapet for perioden hvor selskapet bruker leien. Så, en gang i løpet av hver måned i 12-måneders leieavtalen, vil den gjenkjenne (debet) en leiekostnad på $ 2,250 og tegne (kreditt) det forskuddsbetalte aktivet med samme beløp. Dette belaster endelig forskuddsbetaling til bekostning.
Oppsummert, når du arbeider med forutbetaling av leie, må du lagre den forutbetalte leien som en eiendel på balansen til måneden hvor leien blir konsumert. Deretter belaster du det for bekostning. Hvis du glemmer å flytte forskuddsbetalingen inn på leiekostnadskontoen i måneden som leien gjelder, vil regnskapet overrapportere eiendelen og underrapportere utgiften. Det er viktig å holde oversikt over forutbetalt leieavsnitt av gjeldende aktiva-konto og oppdatere listen før du lukker bøkene ved slutten av hver måned.
