Å endre selskapets faktureringsprosedyrer kan påvirke hvordan du gjør forretninger med mange kunder. Du kan ikke bare endre planlagte faktura datoer, øke betalingsbeløp eller på annen måte endre vilkårene dine uten å gi kundene forhåndsvarsel. Ellers møter du utsiktene for samtaler, klager, tap av inntekter og negative kommentarer. Utfør brevet som du sender kundene dine, så det gir komplette svar på "hvem, hva, når og hvor" av de nye retningslinjene dine.
Klargjøre Formål
Formelle kunngjøringer om prosedyreendringer bør åpnes med klare uttalelser om kilden til informasjonen, befolkningen som påvirker det og forandringenes natur. For å oppnå dette målet, bruk firmaets brevpapir slik at mottakeren umiddelbart kjenner din identitet. Hvis du setter opp meldingen din i tekstbehandlingsprogramvare som et fusjonsprosjekt, kan du inkludere en tilpasset hilsen i hvert brev for å unngå den fryktede introduksjonen "Kjære verdsatt kunde" som avhenger av enhver melding. Bekreft din takknemlighet for mottakerens virksomhet og skriv ut de grunnleggende prinsippene i en kort første ledd. For eksempel kan du kunngjøre "Fordi vi verdsetter deg som kunde, kontakter vi deg for å informere deg om en kommende endring i våre faktureringsprosedyrer som påvirker kontoen din hos oss."
Gi detaljer
Når du har introdusert det overordnede emnet for kommunikasjonen din, kom du til punktet i neste avsnitt. Forklar - så kortfattet som mulig - forandringen som kommer og hvordan de nye reglene adskiller seg fra det gamle. Kunder vil vite nøyaktig hvordan retningslinjene påvirker dem. Hvis du ikke gir en klar, logisk forklaring som svarer på alle de åpenbare spørsmålene det reiser, begynner telefonen å ringe kort etter at brevene dine kommer i mottakerens postkasser. For å forsikre deg om at du har adressert alle nødvendige detaljer, spør venner, kollegaer eller andre utenforstående å lese brevet i prototypefasen og avgrense meldingen i lys av eventuelle spørsmål de reiser.
Bekreft timing
Avgrens nøyaktig når endringene trer i kraft. Hvis kundene må begynne å bruke en ny betalingsadresse som er effektiv med en bestemt måneds faktureringssyklus, fortell dem: "Begynn med betalingen måned og år, send sendingen din til adresse." Hvis kundene vil se en endring i betalingsbetingelsene, fortell dem: "Vi henter minimumsbetalingen din fra nummer til nummer prosent av balansen din per måned og år." For å unngå forvirring, bruk denne timing-setningen for å gjenskape endringen og oppgi en fullstendig dato slik at brevet blir en levedyktig fremtidig referanse for kunders filer.
Gjør det offisielt
Før du lukker brevet, gjør det klart på en fast, men vennlig måte at endringene dine ikke representerer valgfrie vilkår. Kunder må innse at de ikke kan velge bort prosedyrene dine, unntatt ved å lukke kontoene sine, og at du fortsetter å gjøre forretninger med deg forbi datoen for endringen, bekrefter at de godtar og godtar å overholde de nye reglene. Oppgi navn og kontaktinformasjon, selv om alt ser ut som en del av brevpapiret ditt, og understreke at du ønsker kunders samtaler om de har spørsmål eller kommentarer.
