Kundefordringer er et begrep som brukes i bedrifter hvor selskaper tillater kunder å kjøpe varer eller tjenester på kreditt. Hvis kundene kun betaler med kontanter eller sjekker, er kundefordringer en svært grunnleggende type konto som endres lett ettersom betalinger er gjort. Men med kreditt lagrer selskapene pengene som skyldes dem, men ikke ennå tilbakebetalt i kontoen, noe som gjør det til en viktig del av selskapets inntjeningsstrategi. Bedrifter trenger planer om hvordan de samler pengene som skyldes i kundefordringer, og hvor raskt de vil flytte gjelden.
Primær fakturering
Det første trinnet for å administrere kundefordringer er grunnleggende fakturering. Bedrifter har en tendens til å starte ved å sikte på en bestemt faktureringsperiode. De ønsker å samle inn gjeld innen en tidsramme, for eksempel 30 dager eller to måneder. Med dette målet i tankene, sender selskaper ut fakturaer til kundene som skylder dem penger og gir dem muligheten til å betale. Instruksjonene om betaling og konsekvenser bør beskrives veldig tydelig i dette trinnet.
Undersøkelse av faktureringsproblemer
Når en kunde ikke betaler regningen, bør virksomheten undersøke problemet. De fleste faktureringsproblemer skyldes ikke at kunder nekter pekeminnet til å betale regningen, men er snarere på grunn av et bestemt problem. Kunden har kanskje ikke mottatt tjenesten lovet, eller kan ha blitt lovet en lengre betalingsramme enn det var riktig. Noen ganger mangler fakturaer den nødvendige informasjonen, eller bestillingen ble oppfylt feil. I disse tilfellene må virksomheten rette opp problemet for å samle inn kundefordringer.
Forsinket samlingstrinn
Når kunden nekter å betale, må virksomheten bestemme hvordan man skal håndtere disse senbetalingene. De fleste bedrifter har flere klare skritt de følger. Det første trinnet kan være en telefonsamtale da fristen nærmer seg for å sikre at kunden betaler. Etter at fristen er gått, utsteder de fleste selskaper en annen faktura og foretar en annen telefonsamtale som advarsel. Selskapet kan også bestemme seg for å ta til rette for kunder, særlig for større gjeld.
Telle tap
Når en bedrift ikke tror at en gjeld vil bli betalt, forsøker den å få gjelden ut av kundens fordringer. Mange bedrifter selger gjeld til innsamlingsbyråer for små mengder. Pengene tapt av virksomheten er imidlertid fortsatt til stede, og bedrifter registrerer denne ubetalte gjelden som tap i sine bøker. Dette gjør at selskapet tar en skattemessig reduksjon for alle tap ved årsskiftet.
