Enten du driver en veldedighet, kaster årlig feriefest eller starter et nytt treningsprogram og trenger en konsulent, er solicitation bokstaver et primært instrument for å tiltrekke seg hjelp. Forretningsoppfordringsbrev skal være spisse og konsise, som inneholder all relevant informasjon mottakeren din må ta en avgjørelse og handle på. I tillegg må du vite advokatloven i ditt område for å sikre at alt er overbord.
Identifiser målet med brevet. Leter du på donasjoner eller søker et tilbud for en kontraktjobb? Oppfordringsbrev er ofte ansatt av enheter som veldedige organisasjoner som søker donasjoner eller bedrifter som søker sitater fra potensielle leverandører for en bestemt begivenhet, initiativ eller program. Lag en omfattende liste over aktuelle enheter som du ønsker å sende brevet til, og sørg for at de oppfyller kriteriene for tjenestene du søker.
Beskriv de relevante detaljene. For å oppfordre til det beste svaret, bør brevet inneholde spesifikke referanser til tjenestene du søker. Disse detaljene inkluderer dato og klokkeslett for arrangementet eller prosjektet, og oppgavene som kreves. Brevet skal også eksplisitt be om et pristilbud fra mottakeren for å utføre de forespurte oppgavene. Hvis dette er for en innsamlingsinnsats for en veldedig organisasjon, være gjennomsiktig om det faktum at du ber om penger. Du bør også illustrere minimum eller standard donasjon du forventer. Hvis du ikke har en minimums donasjon, kan du også inkludere den informasjonen.
Legg til fordeler. Fortell entiteten, i brevet, hvilke fordeler han vil få fra hans deltakelse i arbeidet ditt. Fordelene kan omfatte noen form for publisitet for sin virksomhet eller organisasjon, eller offentlig anerkjennelse av hans gjerninger. Inkluder hvilken type publisitet dette vil være, hvor det vil vises og for hvilken tidsramme.
Gjør prosessen klar. Innholdet og stylingen av brevet skal være klart, konsistent og respektfullt. Unngå blomstrende språk og klosset setning og stykke struktur. Respekter det faktum at din målgruppe er opptatt og vil lese materialet med effektivitet og brukervennlighet.
Vær oppmerksom på lokale henvenningslover. Mange stater har lover angående oppfordring av forretninger eller penger. For eksempel kan en veldedig organisasjon bli pålagt å registrere seg formelt med staten før slike brev kan distribueres. Keen oppmerksomhet til disse sakene vil ikke bare få prosjektet i gang lovlig, men vil også spare deg for store hodepine med statlige og lokale tjenestemenn. Begynn med statskompetentens kontor for å fastslå dine rettigheter og ansvar.
