En avdelingsrapport beskriver generelt resultatene for mål og mål for rapporteringsperioden. Dette kan være en redegjørelse for økonomiske detaljer, produksjonsresultater, forslag og prognoser. Det inkluderer utfordringer, suksesser, feil og anbefalinger. Ulike organisasjoner kan kreve tilpassede formater. For lange rapporter kan et sammendrag som er skrevet i mindre teknisk sjargong være aktuelt for toppledelsen og klienter som ønsker å bli oppdatert på hovedpoeng / problemstillinger, men ikke lest hele rapporten. Samle informasjon fra alle deler av avdelingen. Oppbevar informasjon under passende overskrifter som stemmer overens med tidligere eller vanlige rapporteringsformater, slik at du får lett tilgang til lesernes interesser.
Hvordan skrive en avdelingsrapport
Fremhev betydelige prestasjoner, hendelser, utviklinger, fremskritt og spådommer i introduksjonsdelen. Nevne store utfordringer, mangler og begrensninger.
Beskriv detaljene for målene / målene for rapporteringsperioden. Under hvert mål / mål, beskriv suksesser og utfordringer, hvordan de ble adressert og begrunnet. Si hvilke systemer som ble satt på plass for å unngå / løse lignende utfordringer i fremtiden.
Oppsummer nøkkelproduksjonsstallene / utgangsnivåene i produksjonsoppdateringsdelen. Sammenlign med tidligere rapporteringsperiode. Legg til prognoser for neste rapporteringsperiode. Støtte med visuelle representasjoner som tabeller, grafer og diagrammer etter behov.
Ta med en del for pågående prosjekter. Beskriv høydepunkter, utviklingen i rapporteringsperioden, vanskeligheter og begrensninger. Inkluder forventninger og mangler. Bruk visuelle representasjoner for inn / ut informasjon, trender og spådommer.
Bruk en egen seksjon for nye aktiviteter og prosjekter utviklet i rapporteringsperioden. Behandle det samme som for pågående prosjekter.
Ta med en seksjon om personell eller menneskelige ressurser. Statlige navn og funksjoner til nye ansatte. Nevne noen reduksjon av arbeid og årsaker. Legg til eventuelle ledige stillinger hvis det er aktuelt.
Ta med en seksjon for opplæring og faglig utvikling. Nevn ressurser, høydepunkter og begrensninger. Inkluder fordelene til avdelingen, ansatte og organisasjon. Legg til kommende muligheter.
Ta med en egen seksjon om budsjettering. Skriv inn beløp som er tildelt, brukte beløp, balanse gevinster og / eller mangler. Bruk standard budsjettformat for den aktuelle organisasjonen. Bruk tabeller, diagrammer og figurer etter behov.
Beskriv fremtidige prosjekter i en egen seksjon om prospekter, sammen med forventet utvikling, resultater og spådommer. Inkluder mål og mål for neste rapporteringsperiode.
Diskuter anbefalinger i en egen seksjon. Lag forslag til forbedring, utvidelse og / eller utvikling. Inkluder nødvendige ressurser, budsjetthensyn og personaltilskudd / reduksjoner hvis det er hensiktsmessig.
Diskuter hovedpunkter på alle områder i sammendrag og konklusjoner. Inkluder betydelige prestasjoner, utfordringer, anbefalinger og spådommer.
Bruk vedlegget til å plassere interessepunkter, delrapporter og andre dokumenter som trengs for å støtte ulike aspekter av rapporten. Inkluder eventuelle lange datatabeller / diagrammer.
Ta med et sammendrag som skal plasseres før introduksjonen. Skriv denne delen etter at hele rapporten er fullført. Oppsummer viktige punkter under hovedoverskriftene som brukes i den større rapporten. Inkluder sammendrag og konklusjoner, anbefalinger, spådommer og betydelige prestasjoner / tap / hendelser. Ikke legg til informasjon som ikke er inkludert i hovedrapporten.
Elementer du trenger
-
Instituttets mål og mål
-
Bidrag fra seksjonshoder
-
Produksjonsstall
-
Personale detaljer
-
Instituttets økonomiske opplysninger
Tips
-
Jargon-spesifikke vilkår er akseptable for et teknisk publikum. Identifiser målgruppe for rapporten før du begynner og skriver på et passende nivå.
