Opprettholde riktig forretningsmetikett er viktig for sekretærer som ofte er førsteinntrykk av virksomheten eller en leder som en kunde eller kunde har. Å utøve noen vanlige regler for forretningsmetikett kan hjelpe en sekretær å skape det mest positive inntrykk av sjefen og selskapet.
Oppførsel
Profesjonell adferd er viktig når du er på jobb eller når du representerer sjefen eller firmaet ditt på funksjoner. Svært ofte klienter eller andre fagfolk vil likestille en lederes nivå av profesjonalitet med hennes sekretær hvis ledelsen ikke er til stede. Svar alltid telefonen ved hjelp av en høflig, forretningsrettet hilsen. Hils besøkende med et smil og vær høflig. Ikke bli emosjonell eller lett sint. Opprettholde en høflig og respektfull oppførsel hele tiden.
Kjole
Mange selskaper har en kleskode for forretningsklær som er strengt håndhevet. Selv om firmaet ikke gir en slik kleskode, bør du alltid vises ren og godt satt sammen. Ikke bruk tette eller avslørende klær. Pass på at alle drakter og skjorter er rene og ordentlig strykes. Ikke bruk korte skjørt. Skoene dine skal passe til arbeidsmiljøet - ingen joggesko eller flip-flops - og det er behagelig å jobbe med. Hvis du jobber i et industrielt miljø, kan du bli pålagt å ha flate, lukkede sko.
Formell adresse
En sekretær bør alltid formelt henvende seg til overordnede. Dette viser respekt for dine veiledere og bidrar til å opprettholde et faglig arbeidsmiljø. Avstå fra å bruke sjefens fornavn når du er i et offentligrom eller møtemiljø. Bruk alltid "Mr." eller "Ms" når du adresserer andre bedriftsledere. Hvis sjefen din ber om en mer uformell adresse, for eksempel ved å bruke fornavnet eller et kallenavn, må du bare bruke det når du er i en mer privat eller uformell innstilling, for eksempel i hans personlige kontor uten andre overordnede til stede.
Organisasjon
En av de viktigste funksjonene til en sekretær er å opprettholde organisasjonen. For forretningsmessige formål, opprettholde et rent, organisert arbeidsområde. Unngå å skape rot på skrivebordet eller i arbeidsområdet ditt. Hvis du jobber i et område der klienter eller andre ledere kan bli bedt om å vente på et møte, må du sørge for at området også er organisert. Ikke la personlige gjenstander eller magasiner spre seg over arbeidsområdet. Oppbevar alle konfidensielle filer og personlige gjenstander uten syn av besøkende.
