En hovedbok brukes til å holde oversikt over transaksjoner som er gjort i en bedrift. Det er en måte å holde oversikt over hvor mye penger i bedriftens kontoer. Det er også en god metode for å kartlegge selskapets utgifter og salgsinntekter. Det er noen få skritt for å starte en hovedbok, og det kan gjøres ved hjelp av en datamaskin eller for hånd. Også informasjonen som skal registreres, kan variere, avhengig av dine personlige eller bedriftens preferanser.
Opprett et bord med enten Microsoft Excel eller en annen type program. Tabellen skal ha seks kolonner og så mange rader, avhengig av antall transaksjoner du må registrere.
Skriv ordet "dato" øverst og langt til venstre. Under "dato", skriv inn datoen for hver transaksjon.
Skriv inn ordene "sjekk nummer" i den neste kolonnen eller til høyre for "dato" kolonnen. Under "Sjekk nummer", skriv nummeret på sjekken som ble brukt til transaksjonen, hvis en sjekk ikke ble brukt, sett en linje gjennom boksen.
Skriv inn ordene "Transaksjonsdetaljer" i neste kolonne eller til høyre for "Sjekk nummer". Under "Transaksjonsdetaljer" skriver du en kort beskrivelse av transaksjonen. Skriv inn navnet på personen eller firmaet som er involvert i transaksjonen og formålet med det.
Skriv ordet "debet" i neste kolonne eller til høyre for "transaksjonsdetaljer". Under "debet", skriv hvor mye penger din bedrift betalte i transaksjonen.
Skriv inn ordet kreditt i neste kolonne eller til høyre for "debet". Under "kreditt" skriver du hvor mye penger bedriften din mottok i transaksjonen.
Skriv ordet "balanse" i neste kolonne eller til høyre for "kreditt". Under «balanse» registrerer du den nye summen for din bedrift ved å legge til eller trekke fra beløpet av gjeldende transaksjon.
