En generell hovedbok er en fullstendig oversikt over organisasjonens kontoer som brukes til å registrere bokføringstransaksjoner. Den inneholder en liste over alle kontoer i en bestemt rekkefølge, og hver konto har et kontonummer som er tildelt det. Regnskapet er delt inn i grupper av eiendeler, gjeld, aksjer, inntekter og kostnader. Hver gang en transaksjon skjer, blir beløpet lagt opp som en kombinasjon av debet og kreditter, som må være lik. Enkelte kontoer har debetbeløp mens andre har kreditsaldoer.
Forstå typer kontoer. Regnskapene er delt inn i ulike grupper. Eiendoms- og kostnadsregnskapet har vanlige debetbeløp. Dette betyr at når kontoen øker, blir beløpet lagt opp som en debet. Når saldoen minker, blir en kreditt lagt ut. Forpliktelser, egenkapital og inntekter har normale kredittbalanser. Når disse kontoene øker, blir en kreditt lagt ut. Når de reduseres, blir debet lagt ut.
Lær hvilke aktivitets- og kostnadsregnskap som er. Assetregnskap er de som sporer verdier og inkluderer kontoer som kontanter, forsyninger, forhåndsbetalt forsikring, land og bygninger. Kostnadskontoer brukes til å spore hvor mye et selskap bruker ulike typer utgifter. Kostnadskonti inkluderer reparasjoner, verktøy og forsikring.
Beregn aktiv- og kostnadsbalansen. Disse typer kontoer har debetbeløp. For å beregne balansen i disse typene, start med begynnelsesdebiteringsbalansen i kontoen. Legg til eventuelle ekstra debet på kontoen og trekk eventuelle kredittposter. Denne beregningen representerer nåværende saldo i kontoen.
Lær hvilke forpliktelser, aksjer og inntekter som er. Forpliktelser er kontoer som sporer beløp som skyldes andre. Egenkapitalkontoer sporer hvor mye penger hver bedriftseier har individuelt. For eksempel, hvis en bedrift har tre eiere, har hver sin egen egenkapitalkonto. Beløpet på hver eiers konto representerer den enkelte bedriftseierens investering i selskapet. Dette beløpet er den delen av virksomheten som den enkelte eier har rett til. Inntektsregnskap sporer hvor mye penger et selskap tjener. Disse kontoene har alle normale kredittbalanser.
Beregn ansvars-, egenkapital- og inntektsregnskapsbalanser. Fordi disse kontoene har kredittbeløp, for å beregne dagens saldo, begynn med begynnelsesbeløpet. Legg til eventuelle kredittposter som er gjort på kontoen, og trekk eventuelle debitposteringer. Etter at du har fullført dette, har du beregnet nåværende saldo på en konto.
