Dokumentbehandling er prosessorganisasjonene som bruker til å opprette, kontrollere, sikre, lagre, hente, dele og ødelegge dokumenter i alle sine former. I en alder av informasjonsproliferasjon, raske teknologiske endringer og sikkerhetsproblemer må organisasjoner som etablerer dokumentstyringssystemer, ikke bare vurdere god forretningspraksis, men også regler, forskrifter og standarder utstedt av offentlige og internasjonale organer.
Regelmakende enheter: Finansiell
Tallrike føderale enheter utsteder forskrifter som krever at organisasjoner følger dokumentstyringsregler. Følgende er et sammendrag av slike enheter, hvilke typer organisasjoner de har, og vedtektene eller forskriften.
Securities and Exchange Commission i SEC 17a-4 gir dokumentstyringsregler for meglere, analytikere og andre involvert i verdipapirutveksling.
Sarbanes-Oxley-loven i § 404 og 409 påvirker dokumentstyring av alle børsnoterte selskaper, samt regnskapsfirmaer, revisorer og de som er involvert i verdipapirhandel.
Check Clearing for 21st Century Act (Check 21) regulerer kontrollhåndtering og gjelder bankindustrien. Den administreres av Federal Reserve.
Gramm-Leach Bliley-loven beskytter forbrukerens finansiell informasjon holdt av finansinstitusjoner og administreres av flere føderale byråer.
Regjeringen for verdipapirforetak (NASD) Rule 3010 og New York Stock Exchange (NYSE) Rule 342 administreres av Securities and Exchange Commission og regulerer krav til registrering av elektronisk kommunikasjon for medlemmer av disse to organisasjonene.
Helsevesenets regler
HIPAA-loven om helseforsikring (HIPAA) gjelder for grupper som leger, sykehus, forsikringsselskaper og arbeidsgivere som driver med å samle eller overføre pasientinformasjon. Det administreres av US Department of Health and Human Services.
21 CFR 11 er delen av kodeksen for føderale forskrifter administrert av U.S. Food and Drug Administration og adressering av elektroniske poster og elektroniske signaturer. Denne delen påvirker helsevesenet og farmasøytiske selskaper.
Militære regler
Forsvarsdepartementet (Forsvarsdepartementet 5015.2, versjon 2) definerer krav til registerstyringsprogramvare kjøpt av Forsvarsdepartementet. Andre offentlige enheter bruker også denne standarden for deres programstyringsprogramvare.
Andre føderale regler
Den føderale sivilretten regulerer hvordan advokatfirmaer håndterer informasjon knyttet til rettslige prosedyrer.
Revenue Services Rev. Proc. 97-22 gir regler for elektronisk lagring og overføring av skattepliktige opplysninger, og påvirker finansnæringen.
Behovet for regler
Amerikanerne er avhengige av reguleringsorganer for å sikre at det finnes beskyttelser for å sikre personlig informasjon, beskytte finansielle transaksjoner og utøve passende tilsyn med de som har kontroll over nasjonens matvarer, narkotika, finans og helsetjenester. Nasjonens informasjonsinfrastruktur er viktig for forsvaret og må også beskyttes.
Standardisering av dokumenthåndtering strekker seg utover USA. Ikke-statlige enheter som International Organization for Standardization og API for Open Document Management arbeider for å standardisere og dele prosesser for dokumenthåndteringssystemer for å sikre sikkerhet og tilgjengelighet av informasjonsdokumenter når de trengs.
