Filing er en av de all-viktige jobbene som ingen av oss liker å gjøre. Når du setter opp et nytt arkiveringssystem, vil du ønske å gjøre det på en måte som det er enkelt for deg å bruke. Noen liker å sette opp systemet ved alfabetet og noen etter tall. Andre setter det opp etter kategori og deretter av alfabetet. Velg hva som fungerer for deg.
Elementer du trenger
-
Arkivskap
-
Tabbed manila filer
-
Tabbed papp divisjoner
-
Fin punkt markør
Organiser dine kategorier som leie eller boliglån. Sett til side filer for din bygning, verktøy og forsyninger. Gå gjennom alle dine papirer. Gi hvert emne en kategori. Prøv å gjøre kategoriene dine sammen med IRS-kategorier, det gjør det lettere ved årsskiftet.
Lag en divider for hver kategori. Skriv på divider hvilken kategori det er. Legg dem til side.
Som du betaler en regning, skriv datoen du betalte den på den delen av regningen som du beholder eller kvitteringen. Hvis du bruker sjekker, skriv sjekkenummeret og beløpet betalt på kvitteringen. Hvis du betaler elektronisk, skriver du bekreftelsesnummeret og beløpet som er betalt på det. Dato for alle papirene dine for datoen du jobbet med, selv om det ikke er en regning. Eksempler på annet papirarbeid kan være bankavstemming, fakturaer for bestillinger og regninger sendt til kunder. Dokumentere deretter hver kvittering eller et stykke papir i bokføringssystemet. Quickbooks og Microsoft Money har gode programmer for småbedrifter bokføring.
Sett opp en manila-mappe for hver separat del av kategorien som du oppførte i trinn 1. Et eksempel ville være, kategorien er Verktøy og mappene vil være ABC Electric, CITY vann og kloakk, og INT internettforbindelser. Hvis bedriften din har leverandører, kan du sette opp individuelle filer for hver leverandør. Sett opp filer for hver av dine kunder. Gå gjennom hver kategori og sett opp alle de enkelte mappene.
Sett opp en fil for hver ansatt. Siden de fleste små bedrifter ikke har personellavdelinger til å håndtere ansatte og beholder registreringer på dem, må du ha minst en enkel fil på dem. Plasser deres lønnsposter. Dokumentere trening de har fullført. Oppbevar kopier av lisenser hvis de er påkrevd. Du vil også dokumentere eventuelle tvister de måtte ha hatt med deg. Skriv ned hva tvisten handlet om, og hva var resultatet.
Hold en egen fil for dine kvitteringer når du kjøper noe for din bedrift. Dokumentere dem først i hovedboken. Du vil da sette dem i filen. En gang i måneden, gå gjennom kvitteringsfilen og legg dem i riktig fil og kategori. Du kan stifte månedens kvitteringer sammen og skrive måneden på dem. Selv om du bruker et kredittkort, er dette ekstra dokumentasjon hvis du skulle bli revidert av IRS.
Plasser kategoriseringsdelene i arkivskapet ved å alfabetisere dem. Alfabetiser hver av mappene i den kategorien. Plasser dem bak deleren. Gå gjennom hver kategori og fil dem.
Tips
-
Du kan tilpasse alle arkiveringssystemer for å gjøre det enkelt for deg å bruke. Så lenge du raskt kan finne informasjonen, er det et godt arkiveringssystem.
