En kommunikasjonsstrategi er en grundig oversikt over et forslag til markedsføringskampanje eller en PR-strategi for å levere en bestemt melding. Avdelinger og ansatte involvert i strategien kan bli introdusert til det gjennom et notat. Notatet gir en oversikt over hva kommunikasjonsstrategien vil innebære.
Identifiser mottakere
Et memo brukes til massekommunikasjon. Det sendes vanligvis fra en leder eller veileder til en gruppe medarbeidere. For et kommunikasjonsstrategidokument, inkluderer mottakerne medlemmer av markedsførings-, kommunikasjons- eller PR-avdelingene. Avhengig av notatinnholdet, send det til hele avdelingen eller bare til instituttets øverste ledelse. Hvis notatet involverer muligheten for at pressen / media kontakter kontoret, og strategien for håndtering av den, inkluderer frontkontorpersonalet, for eksempel en resepsjonist.
Etablere hensikten
Emnelinjen i notatet samt åpningsavsnittet overfører det generelle formålet med notatet. Merk på e-postadressen "Kommunikasjonsstrategi" eller "Kommunikasjonsstrategi i forhold til …" i emnelinjen. I åpningsfeltet gir du oversikt over strategien eller detaljene om hvorfor det er nødvendig. Du kan velge den sistnevnte hvis kommunikasjonsstrategien er som en reaktion på en hendelse at pressen vil kontakte kontoret om.
Skissere strategien
Etter oversikten, skisser strategien selv. Dette kan inkludere hva slags svar på medieforespørsler er akseptable. Det kan også angi en ny markedsføringskampanje, for eksempel trykte reklame, sosiale medier eller fjernsynskampanjer. Rediger annonsene, målene for hver og målgruppen. Beskriv hvilke verktøy og ressurser som skal brukes til å oppnå strategien - for eksempel designprogramvare, en bestemt database med reklamebilder eller kundetest.
Ring til handling og oppsummering
De endelige delene av notatet beskriver de overordnede målene for kampanjen og hva kommunikasjonsstrategien skal oppnå. De kaller ut de spesifikke personer, lag og avdelinger som er ansvarlige for de ulike aspektene av strategien. For eksempel kan memoet relay at grafisk designteam trenger å lage en utskriftsannonse, mens kommunikasjonsavdelingen komponerer annonseinnholdet. På slutten av notatet bør alle mottakere være tydelige på hvilke oppgaver de trenger å handle på.
