Bedriftsrapporter kan diskutere alt fra en virksomhets økonomiske stilling til markedsføringsstrategier og salgsmetoder. Kvartalsrapporter kan være relativt små, da de bare inneholder opplysninger som er relevante for en tre måneders periode. Før du oppretter og skriver kvartalsrapporten, definerer du formålet og bestemmer hvilken informasjon som skal inkluderes. Selv om det spesielt gjelder økonomisk inntjening, kan det også være en liten rapport som fremhever aktivitetene i ulike avdelinger i virksomheten.
Skriv inn en introduksjon til kvartalsrapporten. Identifiser formålet med rapporten og sørg for at du nevner perioden rapporten omfatter. Skriv for eksempel at rapporten fokuserer på selskapets økonomiske status mellom april og juli 2007.
Opprett overskrifter og underposisjoner for rapporten. Hvis rapporten fokuserer på aktivitetene i hver avdeling i virksomheten, bruk hver avdeling som en overskrift. Bruk underrubrikkene til å identifisere aktivitetene til hver avdeling. Hvis du skriver en kvartalsrapport, bruk overskriftene for å identifisere hoveddelene som eiendeler, gjeld og utgifter.
Identifiser metoden som brukes til å få dataene til rapporten. Dette vil variere avhengig av formålet med rapporten. For en finansiell rapport, hent dine data direkte fra regnskapsavdelingen. Hvis rapporten omhandler hver avdeling, snakk med en leder i hver avdeling for å få de riktige dataene.
Skriv rapportens kropp ved å bruke overskriftene og underrubrikkene som veileder. Vær tydelig og grei på ditt språk. Bruk diagrammer og tabeller hvis du trenger å illustrere noen data, da tall kan være fryktelig å lese om det er mange av dem. Identifiser eventuelle problemer eller problemer som er lært av dataene, slik at leseren er klar over problemene rapporten viser.
Påminn leseren om at informasjonen og dataene som presenteres i den lille rapporten, bare gjelder de tre månedene som er nevnt i introduksjonen. Bruk konklusjonen til å tilby løsninger eller ideer til problemene som diskuteres i rapporten.
Fremhev de viktigste punktene i rapporten under en overskrift som heter "Executive Summary." Skriv det sist for å sikre at du inkluderer hvert hovedproblem i oppsummeringen. Plasser den mellom tittelsiden og introduksjonen. Noen lesere kan bare lese sammendraget for å få en ide om innholdet i stedet for å lese hele rapporten.
