En virksomhet fortsetter å eksistere på grunn av sine kunder. For å fortsette å selge til sine kunder, må virksomheten sørge for at kundenes poster opprettholdes og oppdateres. Den grunnleggende informasjonen som skal oppdateres, inkluderer kundens navn, adresse, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. Kundeinformasjon kan oppdateres via et skjema, online eller via telefon.
Gjennomgå kundefakturaen. Ofte er det et alternativ for kunden å skrive i den nye kontoinformasjonen. Hvis kunden har skrevet ny informasjon på fakturaen, går du inn i datasystemet og oppdaterer informasjonen tilsvarende. Dobbeltklikk for å sikre at den nye informasjonen er angitt nøyaktig. Ta kontakt med kunden for å gi ham beskjed om at hans konto er oppdatert.
Be kunden om å bekrefte hennes kontoinformasjon. Spør kunden, under en kundesamtale, "Kan jeg få din nåværende adresse, telefonnummer og e-postadresse?" Noen selskaper, som kredittforetak, ber kunden om å bekrefte adressen for å sikre at selskapet har riktig rekord. Gjenta informasjonen tilbake til kunden for å bekrefte at den ble lagt inn nøyaktig.
Tillat datasystemene å oppdatere kundeinformasjonen. Bedrifter som har nettsteder gir et alternativ for kundene å oppdatere sin egen kontoinformasjon online. Den oppdaterte informasjonen overføres automatisk gjennom datasystemet. Pass på å sende kunden en oversikt over denne transaksjonen via e-post eller vanlig post. Dette vil minne kunden om at endringer ble gjort på kontoen.
Tips
-
Hvis oppdateringer om kundinformasjon ikke tilbys under jevne mellomrom, må du kontakte kundene spesielt for kontooppdateringer.
Advarsel
Skille mellom adresse- og fraktadresser. Større firmaer bestiller ofte et produkt eller en tjeneste for forskjellige steder - verifiser hvor et varemerke vil bli sendt mot hvor fakturaen skal sendes.
