Hovedboken er hvor alle selskapets regnskapssysteminformasjon og -oppføringer kommer sammen, og hvor alle transaksjoner er oppført. Det er også hvor regnskapsopplysningene (balanse, resultatregnskap og kontantstrømoppstilling) er tegnet fra. Hovedboken må holdes i balanse og oppdatert for at regnskapene skal være komplette og nøyaktige.
Bestem om hovedboken er i balanse. Periodisk, vanligvis månedlig, vil selskapets bøker være balansert og avsluttet. Dette betyr at alle nødvendige justeringsoppføringer er laget for å balansere hovedboken. Regnskapet er hentet fra hovedboken. Sluttoppføringer er laget for å etablere begynnelsesbalansen for neste periode - det vil si oppdatere hovedboken. Sluttoppføringer skal ikke gjøres før hovedboken er i balanse for gjeldende periode. Hvis begynnelsesbalansen er feil for etterfølgende perioder, vil de fortsette å være slik for alle etterfølgende perioder til de korrekte justeringene er gjort.
Kjør en prøvebalanserapport som viser begynnelsesbalanser og sluttbeløp. Hvis begynnelsestallene ikke er lik null, kan du kjøre prøvebalanserapporten igjen.Perioden hvor begynnelsesbalansen er lik null er hvor problemet utenom balansen først oppstår.
Bruk det aktuelle datoperioden, skriv ut hovedkildedatabildrapporten for alle tidsskrifter og batcher.
Gå gjennom hovedkildedetaljerkilderapporten og identifiser eventuelle oppføringer som ikke er tosidige. Når du finner en oppføring som ikke er tosidig, må du referere til den opprinnelige utskriften av registret for å identifisere hvilken del av oppføringen som mangler.
En ensidig oppføring vil være nødvendig for å skrive inn den manglende delen av oppføringen. For å gjøre en ensidig oppføring, vil du sannsynligvis trenge tilsynsrettigheter til systemet.
For å gjøre justeringsoppføringen i det generelle journalen, skriv inn den opprinnelige journalen, batchnummer og innleggsdato fra registret. I feltene for dataoppføring skriver du bare inn kontoene og dataene som mangler. Når disse oppføringene er ferdige, skriv ut den generelle journalen og oppdateringen.
Bekreft at du ikke lenger er ute av balanse. Sammenlign sluttbeløpene for prøverapporten for den perioden.
Gjenta hele prosessen for hver etterfølgende periode til du når den nåværende perioden, og er ikke lenger ute av balanse. Fortsett, du trenger bare å jobbe med den nåværende perioden, siden du har korrigert alle tidligere perioder og ikke vil lukke bøkene uten å først balansere hovedboken.
Det skal bemerkes at hovedboken kan balansere og fortsatt være feil, dette skjer når debetene er lik kreditter, men posteringer er gjort på feil konto.
