Profesjonelle, for eksempel regnskapsførere og advokater, skriver ofte brev til klienter angående viktige forretningsforhold. Firmaet må følge visse prosedyrer for å produsere klare, effektive klientbrev. Profesjonelle skriver klientbrev for en rekke formål som inkluderer å ønske deg velkommen til en ny klient, diskutere forretningsmessige forhold eller gi råd. Skriv et klientbrev profesjonelt og gjør det enkelt å lese, med en klar hensikt leseren vil forstå.
Bruk brevpapir. De fleste profesjonelle bedrifter bruker brevpapir til alle brev, inkludert de til klienter. Brevpapir inneholder navnet på firmaet, adressen og telefonnummeret.
Adresse brevet. Når du skriver et brev til en klient, skriv det direkte til personen ved å oppgi personens navn. Det kan begynne med ordet "Kjære" etterfulgt av personens navn eller ordet "To." Inkluder en dato øverst på brevet.
Begynn brevet med en kort introduksjon. Hold introduksjonen behagelig og konversasjonell. Takk klienten for å bruke firmaet ditt og angi grunnen til brevet.
Utvikle bokstavets kropp. Denne delen av brevet inneholder informasjonen til brevet. Det kan inneholde råd eller annen informasjon som er relevant for klienten.
Unngå å bruke vilkår som bare en profesjonell i ditt eget felt ville forstå. Advokater og regnskapsførere bruker ofte vilkår som er spesifikke for deres felt, men kan være ukjente for klienter. Velg ord som er klare for enhver person, uavhengig av bakgrunnen.
Be kunden å ringe med spørsmål. En invitasjon til å kontakte firmaet for ytterligere hjelp og informasjon er en standard del av alle klientbrev.
Tegn brevet. Ta med signaturen din nederst i brevet og send dokumentet til klienten.
