Alle som driver en bedrift har møtt utfordringen med å sikre at ansatte tar de riktige skrittene for å få jobben gjort. Dette gjelder spesielt for selskaper som produserer produkter eller leverer tjenester, offentlige etater som må håndheve forskrifter og organisasjoner som sykehus som har tillatelse til pasientens helse. Hvordan går det med å sørge for at ansatte følger de riktige trinnene? De skriver kvalitetsprosedyrer som spesifiserer hver ansattes rolle i forbedringen av ytelsen.
Begynn med å forstå forskjellen mellom intern og ekstern kvalitet. Intern kvalitet refererer til et selskaps forsøk på å bedre sin innsats, for eksempel å forbedre ledelsen og ansattes ytelse. Ekstern kvalitet refererer til selskapets innsats for å opprettholde høy grad av kundetilfredshet.
Fokuser på skriveprosedyrer for å forbedre intern kvalitet. Understreke at alle i selskapet - fra støttepersonell til ledere på toppnivå - må delta. Husk imidlertid at hvis du viser en ekte interesse for ansattes svar på nye prosedyrer, vil du sannsynligvis inspirere ansattes engasjement, noe som ender opp med å øke moralen.
Ta råd fra International Organization for Standardization (ISO), som har utgitt kvalitetsstandarder for bruk av produsenter og tjenesteleverandører. Ifølge Praxiom Research Group Limited, som tolker ISO-standarder for allmennheten, foreslår ISO 9004 at selskapene "skaper et sosiokulturelt miljø som støtter forbedring." Dette betyr at ledere må respektere støttepersonell for å få respekt i retur, må selskapet dele bedriftsinformasjon med ansatte og at veiledere kan oppmuntre ansatte til å jobbe bedre ved å sette riktig eksempel.
Utvikle et system for å måle forbedringer i kvalitetsprosessen. Igjen anbefaler ISO 9004 at selskapene lærer å måle kundetilfredshet og medarbeiderens faglige utvikling - hovedkomponentene i et totalt kvalitetsstyringssystem.
Tenk på forslag fra GMP, verdensledende innen god produksjonspraksis, til selskaper som ønsker å skrive kvalitetsprosedyrer. GMP foreslår at ledere forstår hver jobb før du skriver prosedyrer for det. De bør oppgi de viktigste trinnene ansatte må følge når de utfører sine spesielle jobber.
Skriv kvalitetsprosedyrer i det daglige språket. Ifølge GMP, "Du kan øke lesbarheten av prosedyren ved å bruke korte, enkle setninger."
Lær hvordan du pakker prosedyrene slik at de ansatte vil være oppmerksomme på dem. For eksempel foreslår GMP at du tar ekstra skritt for å designe iøynefallende sider, innholdsfortegnelser, indekser og tiltalende visualer.
Bruk bilder i kvalitetshåndboken eller instruksjonene. Ikke bare kan bilder gjøre instruksjonene enklere å forstå, men de kan brukes til å understreke viktige punkter eller på annen måte vekke medarbeiderinteresse.
