Oppgaver og ansvar for en faktureringsavdeling varierer mye, avhengig av bransjen der avdelingen opererer og klienten / tjenestene som den tilbyr. Imidlertid deler vellykkede og godt administrerte faktureringsavdelinger noen konstanter. For eksempel må en effektiv faktureringsleder vise solide lederegenskaper, demonstrere arbeidskunnskap om samlinger og faktureringspraksis og ha evne til å motivere medarbeiderne på en konsistent basis.
Opprett en brukbar faktureringsplan for å sikre at fakturerings- og betalingssyklusene blir gjennomført i tide og i samsvar med kvalitetskontrollstandarder. Gi medarbeidere kopier av faktureringspolitikk og en firmahåndbok for enkel referanse.
Overvåk kvalitetskontrollen. Overvåk skriftlig og verbal kommunikasjon mellom ansatte og klienter. Se etter etterlevelse av samlinger og faktureringsprosedyrer, samt eksempler på riktig utført justeringer og avskrivninger.
Gjennomføre opplæringskurs for ansatte på selskapets prosedyrer og standarder. Tilbyr kald og myk ringerteknikk, forhandlings tips og programvareopplæring.
Administrer rapporter om fakturerings- og samlingsaktiviteter. Gi klienter kopier - ikke originaler - av slike rapporter. Sorter informasjon på tvers av andre faktureringsavdelinger for å dokumentere kontoer på ett sted.
Hold regelmessige stabsmøter. Analyser operasjonsvolum og legg til endringer etter behov. Hold moral høyt ved å anerkjenne medarbeiderne som leverer høy ytelse, vise en historie med effektiv kommunikasjon til ledelsen og følge medarbeiderne samt gi et godt inntrykk på organisasjons- og faktureringsavdelingen.
Tips
-
Oppdater faktureringsavdelingens datasystem ettersom ny teknologi blir tilgjengelig.
