Skrive en faktura for arbeidstimer, eller en bestemt tjeneste som er gjort til en annen bedrift eller enkeltperson, krever en litt annen tilnærming enn den som brukes til å selge et håndfast produkt. Snarere enn å samle en fast pris for detaljhandel eller engros, faktureres du enten for arbeidstimer til en avtalt pris, eller en bestemt tjeneste som utføres for en avtalt pris. Fakturering av tjenester som tilbys krever oppmerksomhet på detaljer.
Kommuniser til dine kunder når og hvordan du skal fakturere dem for arbeidet ditt. Hvis du fakturerer en del på forhånd før du starter et prosjekt, må du informere kundene dine. Hvis du fakturerer arbeid pågår i stedet for å vente til kontrakten er fullført, må du sørge for at klienten din er enig. Mange små bedrifter fakturerer elektronisk. La kundene dine vite at de vil motta e-post fakturaer, slik at de ikke ved et uhell sletter dem.
Hold gode poster. Samle oppføringene over datoer og arbeidstimer og arten av tjenestene som tilbys. Gå gjennom prosjektavtalen eller servicekontrakten for å oppdatere minnet om de spesifikke vilkårene. Bekreft navn og adresse. Inkluder referansenummeret for klientfaktura, hvis det er en.Ta med ditt eget filreferansenummer, hvis det er aktuelt.
Bruk et enkelt format. Dette gjør faktureringsprosessen mer effektiv. Du kan også bruke et program for å standardisere fakturaformatet. Fakturaen din skal inneholde felt for faktura referansenummer, faktureringsdato, firmanavn og adresse og navnet på den kontraktansvarlige som fakturaen blir sendt til. Gi god plass til å spesifisere tjenestene som er levert sammen med gjeldende prosjekt eller produktkoder.
Angi fakturabeløp. Timene kan være de faktiske tjenestene du har levert til en avtalt timepris, eller de spesifikke tjenestene du oppgav for fakturabeløpet. For eksempel, hvis du bygger en veranda, kan du ha skrevet opp planen, valgt tømmeret og lagt grunnlaget for rammen i en faktureringsperiode. Du kan oppgi aktivitetene og angi en summebeløpfaktura. Eller du kan liste hver aktivitet separat, angi antall arbeidstimer for hver, og deretter beregne fakturabeløpet ved å multiplisere arbeidstimer og timepris.
Inkluder støttedokumenter når det er hensiktsmessig. Hvis du for eksempel måtte bruke budtjenester eller duplisere tjenester for å fullføre oppgavene, legger du til kopier av kvitteringene.
