Mens e-post og annen form for digital kommunikasjon har overskygget faksen i form av popularitet, sender mange bedrifter og enkeltpersoner fremdeles fakser. Fakser er spesielt nyttige når man sender et signert dokument, når en digital fil i et hard copy-dokument ikke er tilgjengelig, og når sendere eller mottakere ikke har tilgang til en datamaskin eller PDA. Når du har opprettet en faksmal, kan du bruke den igjen og igjen.
Elementer du trenger
-
Datamaskin med tekstbehandlingsprogram og skriver
-
Penn
-
Papir
Lag et standard tekstbehandlingsdokument på 8-1 / 2-i-11-tommers med en horisontal tekstblokk øverst, to korte kolonner under og en stor tekstboks under kolonnene.
Ta med telefonnummer, faksnummer og postadresse i den horisontale tekstblokken øverst i dokumentet. Legg til firmaets logo, hvis det er aktuelt, i venstre hjørne av den horisontale blokken.
Legg til mottakerens navn, firmanavn, hvis det er aktuelt, faksnummer og telefonnummer i venstre kolonne under din horisontale blokk. Skriv også "Re:" og ta med et emne for faksen din (for eksempel "Dagens ordre" eller "Juli salgsfigurer").
Skriv i ditt navn, firmanavn, hvis det er aktuelt, faksnummer og telefonnummer i høyre kolonne. Inkluder antall sider, inkludert omslaget du sender. Skriv inn den datoen du sender faksen på. Hvis du sender faksen til flere personer, legger du til «CC:» og skriver navn / navn på mottaker (e) og firmanavn, hvis det er aktuelt.
Ta med eventuelle tilleggsmeddelelser du har for mottakeren i boksen nederst på siden.
Proofles dokumentet ditt for skrivefeil, feilstavinger og grammatiske feil, da feil som disse kan få deg til å se uprofesjonell.
Tips
-
Du kan skrive ut omslaget ditt og skrive i teksten, eller du kan skrive inn informasjonen i tekstbehandlingsdokumentet. Sistnevnte er å foretrekke, siden noen ganger ikke håndskrift ikke overføres så tydelig som trykt tekst.
