Dagene da bedriftene løp fullstendig på papir sendt med "snail" mail (post sendt via US Postal Service) er langt borte. Dagens teknologi har vesentlig forbedret tidevannet og repetisjonen av kontorarbeid, men alle så ofte må kontorer fortsatt sende elementer på gammeldags måte. Korrekt formatering av forretningsbrev for mailing er fortsatt viktig kunnskap å ha på arbeidsplassen. Noen ganger trenger bokstaver den ekstra informasjonen om en "Attention To" for at brevet skal nå den riktige personen eller posisjonen.
Legg navnet på den første linjen av adressen etterfulgt av tittelen, hvis du kjenner personens navn og tittel. På neste linje, legg inn gateadressen eller postkassen. På neste linje, plasser byen, staten og adressen. Du trenger ikke en "oppmerksom på" hvis du har navnet og tittelen.
Hvis du ikke kjenner personens navn - for eksempel, vil du sende et CV til Human Resources-avdelingen - plasser firmanavnet på første linje og deretter adressen. Legg konvoluttene i lengderetningen på skriveflaten. Sett "Attention: Human Resources" eller "Attention To: Human Resources" nederst i venstre hjørne av konvolutten.
Hvis du kjenner et fornavn, men ikke etternavn, kan du adressere brevet ved å bruke fornavnet etter kolon. For eksempel, "Attention: Jane in Human Resources." Plasseringen er fremdeles nederst til venstre på konvolutten.
Tips
-
Prøv å få kontaktpersonens fulle navn ved å bruke Internett eller ringe til firmaet. Det er alltid bedre å være spesifikk når man adresserer et forretningsbrev.
Advarsel
Ikke skriv ut en adresse eller adresseetikett, og skriv deretter "Attention To:" da det vil se ut som en ettertanke.
