Når du sender en konvolutt til en forretningsadresse, er det alltid best å merke det til en bestemt persons oppmerksomhet. Flertallet av e-post mottatt av en bedrift behandles via et postrom. Hvis det ikke er klart adressert til en bestemt person, vil e-posten bli sendt til en generell avdeling og deretter tatt på nytt. Det kan eller ikke komme i rette hender i tide. Å vite hvordan man legger til en "oppmerksomhet" på en postkuvert på en slik måte at den ikke forveksler adressen til posttjenesten og forsinkelser, og så det gir retning til adresserommet til virksomheten, er viktig for å få konvolutten inn i høyre hender til rett tid.
Elementer du trenger
-
Personellkatalog (for mottakervirksomhet eller skole)
-
Permanent blekkpenn eller markør
-
Ekstra konvolutt (om nødvendig)
Ta kontakt med personellkatalogen på virksomheten eller skolen du sender konvolutten til, og kontroller at du har riktig navn og stavemåte til personen du trenger for å merke konvolutten. Hvis du ikke har en katalog, ring hovedtavlen på stedet du sender det til, og be dem om navnet og riktig stavemåte.
Adresse konvolutten din. Legg inn returadressen i øvre venstre hjørne og adressen den blir sendt til sentrert på konvolutten. Adressen du sender til skal skrives i en større type og deretter returadressen. Begge adressene skal skrives ut i alle store bokstaver med permanent blekk (enten penn eller markør).
Merk konvolutten til den spesifikke persons oppmerksomhet. For å gjøre dette trykket "ATTN" eller "ATTENTION" over den første linjen av adressen den blir sendt til, og skriv deretter personens navn etter det i alle store bokstaver. Så, hvis du merker en konvolutt til John Does oppmerksomhet, over den første linjen i postadressen, ville du riktig "ATTN JOHN DOE" eller "ATTENTION JOHN DOE."
Tips
-
For ekstra sikkerhet at korrespondansen din går til rett person, bruk en ekstra konvolutt. Skriv eller skriv inn personens navn på midten av forsiden av konvolutten, legg inn korrespondansen din inne i konvolutten, og legg konvolutten inn i den du vil legge til postadressen på og porto. På denne måten hvis feil person åpner den, vil de umiddelbart vite hvem den trenger å gå til.
Advarsel
Konvolutter som ikke inneholder riktig postadresse og postnummer, vil ikke bli levert i tide hvis de leveres i det hele tatt. Pass på at du har all riktig informasjon før du legger inn konvolutten.
