Et produktivt møte krever omhyggelig forberedelse samt ledelse for å holde de til stede fokusert på de saker som krever oppmerksomhet og engasjert i diskusjonen. For mange møter har ingen klart definert formål. Resultatet kan være en følelse blant de tilstedeværende at de har bortkastet tid som kanskje har blitt brukt bedre på andre måter.
Sett ideene dine skriftlig. Tenk på målet med møtet. Brainstorm emner som hva som må kommuniseres og hvilke verktøy du trenger. Tenk på hva andre deltakere vil snakke om.
Lag en agenda for å gi til deltakere. Hvis du faktisk lager en agenda for å dele med alle, vil de vite hva du kan forvente fra møtet. Oppgi hovedmålet med fet skrift øverst på dagsordenen.
Sett inn dagsordenen ved starten av møtet.Gå kort igjennom den og marker hovedemnene. Planlegg møtet på en måte som sikrer god tid til diskusjon av alle bekymringer.
