Protokoll av møter er viktige juridiske dokumenter for ideelle organisasjoner, myndigheter, samfunn og selskaper. De gir en oversikt over beslutningsprosessen. Minutter er forskjellig fra diktat. De er ikke et ord for ord-transkripsjon av det som skjedde på møtet; I stedet er de en oversikt over hvem som deltok, det som ble diskutert, noen stemmer som ble kastet og det som ble bestemt. Protokollen holdes i flere år.
Forbered deg på å registrere nøyaktige minutter
Gå gjennom møteagendaen. Dette vil tillate deg å planlegge for viktige dagsordre om hvilke du må ta notater. Du vil også få en følelse av hvor mange deltakere du kan forvente.
Utkast et deltakerblad. Dette kan være så enkelt som et stykke papir med tittel på møtet og dato øverst med flere nummererte linjer. Du vil distribuere dette ved starten av møtet for deltakerne til å signere.
Kontroller at opptaksmaskinen fungerer som den skal. Du kan velge å ta notater fra møtet på en bærbar PC, eller med penn og papir, eller ved å registrere møtet. Hvis møtet vil dekke sensitiv informasjon, diskuter innspillingen med formannen og forklar din intensjon om å bruke opptaket bare for å sikre nøyaktigheten av minuttene.
Opprett møte minutter for posten
Ta notater under møtet. Fokuser på emnet for hver diskusjon og la ut kommentarer. For eksempel, merk at finansieringsallokering for en ny bygning ble diskutert, men ikke merk at "diskusjonen var emosjonell og oppvarmet." Merk hvem som har foreslått hver bevegelse og hva som ble løst.
Lag et dokument som vil være det offisielle møtet minutter. Det skal være det samme formatet som tidligere møterom. Vurder bruk av seks seksjoner: Ring til ordre, ringer, godkjenning av siste møte minutter, åpne problemer, ny virksomhet og utsettelse. Under hver gir en kort og nøytral sammendrag av diskusjonen eller aktiviteten. Hvis det var en stemme telling, inkludere tally. Hvis stemmer ikke ble talt, oppgir bare at en bevegelse ble "båret" eller "mislyktes". Opprett et mellomrom for minuttene som skal signeres av deg selv som notattakeren og formannen, hvem vil godkjenne protokollen.
Sirkulere protokollen til styremedlemmer innen en uke etter møtet og - hvis møtet var offentlig - arkiver dem som offentlig journal. Gjør endringer og rettelser etter behov. Henvis til dine egne notater eller til opptaket av møtet dersom det er behov for avklaring.
Oppbevar møtemøter i firmafiler
Fil møtedokumenter med de tidligere møter. Du kan holde minuttene i et bindemiddel, organisert av komité eller styre, og i kronologisk rekkefølge. Siden møte minutter er juridiske opplysninger, hold dem på hovedkontoret.
Slett opptaket du har laget av møtet, med mindre det er retningslinjene for organisasjonen din å beholde denne posten. Når minuttene er endelige, er det vanligvis ikke nødvendig å beholde denne sikkerhetskopien, og innholdet kan være følsomt eller konfidensielt.
Kopiere og distribuere møtet minutter ved starten av neste møte. Disse vil bli godkjent som det første punktet for virksomheten.
Tips
-
Gjennomgå møtemaler om nødvendig. Undersøk hvordan eldre minutter ble holdt, eller søk på nettet for "Møt Minutes Maler."
