Virksomheten din må fylle ut en W2-skjema hvert år for hver ansatt. Disse skjemaene presenterer informasjon som påvirker skatteberegninger, inkludert lønn, statlig og føderal inntektsskatt, og pensjonsbidrag. Ansatt er ansvarlig for å sende en kopi av skjemaet sammen med årlig selvangivelse til Internal Revenue Service. Fyll ut en W2 er relativt grei hvis du har skatteregnskapsprogramvare for å holde oversikt over tallene.
Formater etter Reglene
Din regnskapsprogramvare kan fylle individuelle bokser på skjemaet automatisk fra lagrede figurer og beregninger. IRS krever en standard, skrevet eller trykt, svart 12-punkts Courier skrifttype uten korrigeringer og alle oppføringer som passer helt inn i boksene. Skjemaet er maskinlest, og hvis det er sparket ut for feil formatering, eller for å være håndskrevet eller i feil farge, må du sende den på nytt.
Flere detaljerte beskrivelser
Vis total lønn, tilbakeholdenhet og all annen relevant informasjon i de riktige boksene. IRS gir den manuelle "Informasjon for skjema W2", tilgjengelig enten i hard copy eller online, med en sammenføyning av nødvendig informasjon. Noen bokser er rent informasjonsmessige, men fremdeles obligatoriske. Viser kode DD i boks 12, for eksempel, forteller IRS arbeidsgiveren rapporterer sitt bidrag til en kvalifisert helseplan, som er utelukket fra den ansattes skattepliktig inntekt. Kassefunksjonene kan endres ettersom skattelovene skaper nye rapporteringskrav.
Distribuere dokumentet
File Copy A av skjema W2 med Social Security Administration, som trenger informasjon for ansattes SSA lønn og bidragspost. Send kopi 1 til staten eller lokal skatteavdeling, hvis det kreves av loven. Kopier B, Kopier C og Kopier 2 gå til ansatt, og Kopier D er for arbeidsgiverens poster. Fristen for å distribuere skjemaet og filen varierer hvert år. Fristen for å sende inn for 2014 er for eksempel 2. mars 2015, mens fristen for å distribuere den til ansatte er 2. februar 2015. Du kan be om en forlengelse av tid til fil med IRS-skjema 8809. Det bør være en permanent kopi av W2 i ditt regnskapssystem. IRS krever at du beholder skjemaet, selv om det ikke kan leveres til den ansatte, i fire år.
Spar tid med BSO
Du kan bruke Social Securitys Business Services Online til å lage og / eller laste opp en elektronisk versjon av W2-ene, som også kan skrives ut for ansatte. Hvis du driver en liten bedrift, representerer dette et alternativ til å trekke sammen W2-ene gjennom ditt eget regnskapssystem eller gjøre dem manuelt. SSA-nettstedet krever registrering. Du må ha en nettaktivert nettleser med 128-bit kryptering og informasjonskapsler aktivert, og Adobe Acrobat Reader for å lage dokumentene på nettet.
