Å organisere en vellykket fundraiser-middag må du planlegge godt, og kjenne din donorbase og samfunnet som fundraiseren til slutt har fordelen. Å gjøre en god mengde fotarbeid på forhånd, kan redde alle hodepine. Enten du er en arrangementskoordinator for en ideell eller en entusiastisk frivillig, er det noen få skritt du kan ta for å få tak i et lønnsomt venture.
Fastsett budsjettet ditt. Å forstå midlene du har, vil avgjøre hvilken type fundraiser-middag du kan holde. En ting å tenke på når factoring i penger er å spørre om en fancy high-end (og høy pris) fundraiser til slutt vil være til nytte for organisasjonen. Noen ganger kan en scrappy, grøntrådsaffære bringe inn like mye penger uten alle de opprinnelige kostnadene. Kreativitet er nøkkelen.
Be om hjelp. Disse hendelsene, selv om de virker små i begynnelsen, har en måte å bli større enn vi trodde. Prøv å ikke gjøre for mye alene; be om frivillige å hjelpe med gjestelisten, rydde opp, kjøreutstyr eller hva har du. Å få andre folk ombord tillater også at folk kan bidra til en årsak de tror på.
Identifiser arenaen så snart som mulig for å reservere den. Hvor skal denne middagen holdes? Vil det være en liten affære som kan holdes i noens hjem eller er du ute etter å skape et større arrangement? Prøv å se på billigere alternativene før du bare leier en hall; Du kan ha en filantroper i samfunnet ditt som favoriserer din sak og vil være villig til å la deg bruke henne som et donasjonsmiddel. Også spør etter samfunnssentre, kirker og grunnskoler hvis fasiliteter kan være tilgjengelige for lite eller ingen kostnader.
Bestem hvem som skal tilberede middagen og hvordan. Vil dette arrangementet bli profesjonelt tilrettelagt, eller vil måltidet bli laget av medlemmer av organisasjonen? For eksempel kan en fundraiser middag tilberedes av barn i grunnskolen. En gruppe barn vil kanskje få penger til en lokal sak, og de kan bidra til å lage et enkelt måltid som de lager og serverer seg selv.
Inviter gjestene. Få en fullstendig liste over tidligere og nåværende givere, og distribuere invitasjoner. Hvis du er en frivillig og ikke har umiddelbar tilgang til denne databasen, ring velgörenheten og be om å snakke med en direktør eller media representant for å få en nåværende liste. Mange organisasjoner bruker e-post og sosiale nettverk for å få ordet om hendelsene deres. Dette sparer en enorm mengde penger på papir og mailingkostnader.
Utpeke underholdning. Det er en god ide å ha noe annet enn middagen for å underholde dine givere. Hvis dette er et fundraiser for en musikk- eller danseskole, ville det være en ordre i orden. En ungdoms sportsfond kan spørre lokale cheerleaders å utføre et par rutiner, eller spør barna til å lage en kort og morsom skit om hvorfor de trenger penger for å fortsette med sine aktiviteter. Viser en kort film om årsaken din, og det kan også være en kraftig måte å skildre hvor viktig årsaken er til samfunnet ditt.
Følg opp med jevne mellomrom før arrangementet. Du kan planlegge denne hendelsen i seks måneder nedover veien, så det er en god ide å sjekke inn fra tid til annen for å sikre at ting fortsatt er på sporet. Dette trenger ikke å være en ukentlig telefonsamtale til cateringfirmaet, men du bør i det minste ringe et par uker før du laster opp eventuelle siste øyeblikk detaljer som må være arrangert.
