Regnskap for drivstoffinventar krever en funksjonell metode for volumetrisk måling, både ved mottak og utstedelse av drivstoff. Miljøfaktorer kan føre til en oppfattet lagermangel; for eksempel ved høye temperaturer kan noe av drivstoffet i upressede tanker fordampe og derfor ikke være tilgjengelig for væskevolummåling, eller til og med unnslippe når fartøyet åpnes for å ta en manuell måling. Alternativt kan kaldt vær forårsake volumkontraksjon i flytende drivstofflager. Tyveriforebygging ved bruk av låsemekanismer er også viktig for å opprettholde en nøyaktig drivstoffinventar.
Ta opp brenseltransaksjoner i en loggbok. Bedrifter med flere steder bør ha en loggbok for hver dispenseringsplass, oppdatert regelmessig av stedets administrative personale. Bedriftskunder bør holde en personlig loggbok for drivstofftransaksjon. Felles kjøretøy skal ha eget logg inn i tillegg til uavhengige driverlogger, slik at de to datasettene kan kryssrefereres senere. Bil- og sjåførloggbøker bør også inkludere avstanden som ble reist hver dag for å overvåke drivstoffeffektiviteten.
Kombinere dataene fra loggbøkene regelmessig til et dataarkskjema for å danne et større bilde av organisatorisk drivstoffbruk. Bedrifter med drivstoffdepoter kan bruke loggboksdataene til å bestemme hvor mye drivstoff som er på lager.
Kontroller og registrer aktuelt drivstoff manuelt med jevne mellomrom, både ved hjelp av de mekaniserte indikatorene og en manuell disponering. Sammenligning av den faktiske drivstoffbeholdningen ved hånden til det loggbaserte regnearket kan det advare selskapet til feil pumpeutstyr eller tyverier. Ifølge Cantest Solutions Inc., bør fordampning av drivstoff ikke resultere i mer enn 0,125% måleavvik, selv på en gjennomsnittlig sommerdag. Avvik betydelig høyere enn det som kan tyde på et problem.
Lås pumper og gassperler til enhver tid når de ikke er i bruk. Dette forhindrer lagerkrymping på grunn av tyveri.
Sammenlign data fra en måned til den neste ved hjelp av dataene fra loggbøkene og regnearkene. Kryssreferanse av dataene kan avsløre trender om drivstoffbruk, og kan til og med gi en nyttig indikator for vedlikehold av kjøretøy, siden registreringen vil spore hvert kjøretøys drivstofforbruk.
Tips
-
Å lage flere regneark basert på loggboksdataene, kan tillate regnskapspersonell å spore ulike faktorer som er relevante for virksomheten. Noen bedrifter, som en bensinstasjon, kan være fornøyd med å registrere enkelt drivstoff i og utbrente rapporter, mens virksomheter som bruker flåtekjøretøyer, kan få nyttig innsikt fra mer komplisert registrering og rapportering.
Advarsel
Det er viktig å ta manuelle avlesninger fra tid til annen, spesielt når man håndterer underjordiske drivstofftanker. Mekaniserte lesingsanordninger kan mislykkes, og tankene kan lekke, noe som betyr at den enkle volumetesten med en dipstick linjal kan få et problem før det snøballer inn i noe mer alvorlig.
