Å flytte en bedrift kan være en spennende, men stressende tid. For å sikre en jevn overgang, få ansatt innkjøp for prosessen, utarbeide detaljerte planer og rutetider og forutse noen grad av forsinkelser og nedgang i virksomheten.
Kommuniser om flytten
Gi ansatte forhåndsvarsel om flyttingen og hva det vil bety for firmaet, kundene og leverandørene, samt for de ansatte og deres familier. En langdistansflytting kan få stor innflytelse på ansatte, spesielt hvis de må bytte pendler eller endre barnepassrutiner eller husholdningsplaner. Oppgi en tidsplan for flyttingen som inneholder nøkkel datoer, for eksempel når klienter vil bli varslet, når personlige materialer skal pakkes og når fysisk flytting finner sted.
Involver Staffers
Involver ansatte i farten ved å skape medarbeiderkomiteer eller avdelinger som vil være ansvarlige for å organisere ulike aspekter av farten. Tillat medarbeiderne å stille spørsmål, stemmeproblemer og komme med forslag til måter å minimere nedetid eller avbrudd av arbeidsrutiner og forretningsfunksjoner. Gjør flyttingen føles som et eventyr i stedet for en stressor ved å vektlegge positive aspekter, som mer plass til alle, eller en mulighet til å ha innspill om kontoroppsett og design.
Utvikle et organisasjonssystem
Oppfordre ansatte til å bruke flyttingen som en mulighet til å rydde ut sine hytter eller kontorer, kaste filer og bli bedre organisert. Koordinere flyttingen ved å tildele avdelinger med fargekoder og ansatte med identifikasjonsnumre som skal brukes i pakking og merking av kontorutstyr, møbler, forsyninger, filer og andre gjenstander som skal flyttes. Insistere på at personlige ting som bilder, priser og kontorinnredning skal pakkes og transporteres av ansatte før kontoret flyttes for å sikre sikkerhet.
Sikre IT-overgang
Mens det er noe nedetid som kan forventes under et kontorflytt, gjør alt for å få kontorutstyr og IT på plass og operasjon på den første dagen i det nye kontoret. Dette vil tillate medarbeider å holde kontakten med kunder og andre interessenter, få tilgang til e-post og føle seg tilkoblet ettersom de blir bosatt i nytt rom. Forbered deg på potensielle forstyrrelser under farten ved å trykke tilbake nøkkelfrister eller utvide prosjektplanene for å redusere stress på ansatte. Legg inn en melding på nettstedet ditt og på kontoret din telefonsvareropptak som gjør at kundene vet at du befinner deg i en overgangsfase, slik at du kan opprettholde høye kundeservicenivåer.
Langdistanseflyttinger
Hvis du flytter kontoret din på en betydelig avstand, kan noen medarbeider stå overfor valget mellom å flytte sine personlige husholdninger eller finne en ny jobb. Hvis dette er tilfelle, gi så mye forhåndsvarsel om flyttingen som mulig, og hjelpe medarbeiderne med hvilken avgjørelse de gjør. For eksempel, for medarbeiderne villige til å flytte, gi henvisninger til eiendomsmeglere som spesialiserer seg på forretningsflyttinger. Hvis en medarbeider ikke kan flytte, gi anbefalinger for nye stillinger ved å ringe inn favoriserer fra kolleger.
