Interne kontroller er prosedyrer som bedrifter utvikler for å beskytte sine eiendeler og å produsere nøyaktige, pålitelige regnskap. Når et selskap ikke har sterke interne kontrollprosedyrer, kan det forekomme svindel mye lettere. Organisasjoner bør beskytte seg mot mulige trusler ved å overvåke deres interne kontrollsystemer ofte og tilpasse dem til å være sterkere.
Unøyaktige årsregnskap
Hvis en organisasjon oppdager at det er unøyaktigheter i regnskapet, kan det være et problem med organisasjonens interne kontrollsystem. Et grunnleggende grunnlag for interne kontroller er prinsippet om oppdeling av arbeidsoppgaver. Dette innebærer at ulike ansatte håndterer ulike områder av regnskapsoppgavene. Hvis den samme personen håndterer alle plikter, er det et tegn på et svakt internt kontrollsystem. Hvis det oppstår unøyaktigheter i den finansielle rapporteringen, bør et selskap se på regnskapsmessige prosedyrer det bruker.
Mangler dokumentasjon
Hvis et selskap ikke finner bestemte dokumenter, for eksempel fakturaer eller innkjøpsordre, kan dette være et annet tegn på svake kontroller. En organisasjon utvikler prosedyrer for opptak, innlegging og arkivering av dokumenter. Hvis et dokument går tapt, er det en god sjanse for at det er problemer i selskapets prosesser. Hvis en ansatt har for mye kontroll, kan han manipulere dokumentasjon for å bedra selskapet.
Mangel på skriftlige prosedyrer
Hver prosess og aktivitet en organisasjon bruker bør ha skriftlige prosedyrer å følge. Uten skriftlige prosedyrer, kan ansatte ikke vite de riktige prosedyrene og kan fullføre aktiviteter på feil måte. Et sterkt internt kontrollsystem har skriftlige prosedyrer og retningslinjer for alle forretningsaktiviteter.
Kundeklager
Et annet tegn på et svakt internt kontrollsystem er et høyere enn vanlig antall kundeklager. Organisasjoner bør utvikle et system for å sikre at kundene er fornøyd med produktene og tjenestene. Hvis det er høyt antall klager, bør ledelsen se på problemet og forstå at det kan være svakhet i sine interne kontroller.
revisjoner
Organisasjoner ansetter revisorer for å avgjøre hvor nøyaktig de finansielle regnskapene blir holdt. En revisjon vil avdekke problematiske områder, trusler, risici og andre potensielle problemer. Hvis et selskap ikke ansetter en revisor med jevne mellomrom, vil disse truslene bli vanskeligere å oppdage. Det er en vanlig forretningspraksis for bedrifter å ha gjennomført revisjoner med jevne mellomrom.
