Hovedbokkontoanalyse er en viktig oppgave for både regnskaps- og ledelsespersonell. Ved å utføre generell hovedkontoanalyse kan du sikre at alle finansielle transaksjoner har blitt korrekt regnskapsført i riktig hovedbokkonto. Hvis finansielle transaksjoner registreres på en feil konto, vil regnskapet gjenspeile feil totale, noe som kan føre til problemer når man forsøker å opprette et budsjett for neste regnskapsår.
Skriv ut en generell rapport om årsregnskapet for alle finansielle transaksjoner som er registrert til en bestemt generell konto for en bestemt periode. For eksempel vil du kanskje foreta en generell hovedkontoanalyse årlig, kvartalsvis eller månedlig.
Gjennomgå hver transaksjon for å fastslå at den ble initiert av en gyldig type transaksjonsoppføring. Hvis du for eksempel utfører en generell hovedkontoanalyse på en utgiftskonto, og du oppdager salgsinntekter har blitt registrert i kontoen, har transaksjonen blitt registrert feil og må flyttes til riktig hovedbokkonto.
Gjennomgå hver transaksjon for å fastslå at den ble initiert av en gyldig kilde. Hvis du for eksempel utfører en generell hovedkontoanalyse på vedlikeholdskonto for basseng og legger merke til en utgift som er betalt til Office Depot, ble utgiften sannsynligvis registrert på feil utgiftskonto og må korrigeres.
Se gjennom dokumentasjonen som initierte de finansielle transaksjonene for å bekrefte gyldigheten av dokumentene. Hvis du for eksempel utfører en generell hovedkontoanalyse på en kostnadskonto, drar du den opprinnelige fakturaen for utgiftene for å sikre at alle fakturaer er gyldige. Hvis kontoen har hundrevis av transaksjoner, velg et tilfeldig utvalg av 10 prosent av transaksjonene for å revidere fakturaene.
Gjør alle nødvendige korreksjoner til de finansielle transaksjonene basert på din hovedbokregnskapsanalyse.
Tips
-
Utfør alltid generell hovedkontoanalyse før du utarbeider et driftsbudsjett for det kommende året.
