Rapporter er avgjørende for å drive forretninger. De kan la sjefer og veiledere vite nøyaktig hvor selskapet står på ulike prosjekter, som deretter kan rapporteres til sine overordnede. Planleggingsrapportformater krever spesifikk informasjon som gjør at skjemaene dine lettere kan brukes av de som gjør papirarbeidet. Gode former gir også planleggeren plass til kreativitet. Når du planlegger rapporten før du skriver ut, er det viktig å lage et rapportskjema som du kan bruke i lengre tid.
Elementer du trenger
-
Papir
-
Blyant
-
Viskelær
-
Svart permanent blekkpenn
Skriv ned all informasjonen som du må inkludere i rapporten på ett stykke papir, og skru deretter på disse punktene eller kommandoen. Sett denne siden til side. Utfør dette trinnet på en datamaskin hvis det blir mindre forvirrende for deg, men hvis du skriver disse ned på et stykke papir, kan du lettere overføre dem til formatet på datamaskinen når du er klar til å legge dem i stedet for å gå tilbake og fremover mellom flere dokumenter.
Lag det første grove utkastet til rapporten på ditt andre stykke papir. Sett bedriftens logo øverst på siden og legg til Rapportformular i store fet bokstav øverst. For dette eksempelet skal vi bruke en generisk form som kan skreddersys for å passe ethvert prosjekt.
Fyll opp en første seksjon for å få informasjon om det aktuelle prosjektet. Dette kan inkludere at reporteren skriver ned navnet på prosjektet, prosjektnummeret eller hvilket system du bruker til å identifisere prosjektet ditt. Deretter skriver du ned en forespørsel som identifiserer om rapporten er en delårsrapport eller den endelige rapporten om prosjektet. For eksempel:
Sirkel én:
Delårsrapport, sluttrapport
eller:
Hvilken type rapport er dette? ****
eller:
Rapporttype: Interim Final (sirkel en)
Gjør den andre delen om personen som fyller ut skjemaet. Ta med navn, stilling eller tittel, spesifikke ansvar for prosjektet de rapporterer om, og hva de vil legge ved eller inkludere med sin rapport.
Utvikle den siste delen av rapporten ved å spørre reporteren for detaljer om hva som er oppnådd på slutten. For delårsrapporter kan du legge igjen en del for reporteren for å skissere de neste trinnene og gi en estimert sluttdato for neste fase. Du kan også velge å inkludere en kontraktsavtale i slutten av rapporten for å angi at de ansatte ikke vil utlevere noen informasjon, og all informasjon som er inkludert, er korrekt etter deres beste.
Sett rapportformatet i datamaskinen ved hjelp av et skriveprogram eller ønsket program, og skriv ut så mange kopier som du vil, eller gjør det endelige utkastet og lag flere kopier for å fortsette filen.
Tips
-
Du kan bruke annen dataprogramvare til å utarbeide det endelige utkastet til rapportskjemaet før du skriver ut i bulk. Husk å holde leserne i tankene og legg ut informasjonen på en måte som best forstår av flertallet av dine ansatte.
