Siden føderale og statlige lønnsforskrifter ikke direkte adresserer utsendelse av periodiske lønnskontroller, må en diskusjon av emnet inkludere Internal Revenue Service konseptene "konstruktiv kvittering" og "betydelig begrensning." IRS bruker den tidligere som en måte å bestemme skattemessig når noen mottar inntekt og sistnevnte for å teste om personen hadde kontroll over midlene.
Konstruktiv kvittering
Inntektene er konstruktivt mottatt, sier IRS, "når den er kreditert på kontoen din eller er skilt på noen måte som gjør den tilgjengelig for deg." Det betyr ikke at en sendt lønnsjekk må være i ansattens besittelse. Om nødvendig må arbeidsgiveren være forberedt på å bevise at den har sendt sjekken på en måte som oppfyller retningslinjer for konstruktive kvitteringer. Hvis arbeidsgiveren ikke har bevis for at sjekken ble sendt innen planlagt betalingsdato, advarer IRS, det er en oppfatning av manglende overholdelse. Denne oppfatningen er basert på at arbeidstakeren har en betydelig begrensning eller begrensning på inntektene hans.
Vesentlig begrensning
Hvis et selskap definerer betalingsdagene som den andre og fjerde torsdager i hver måned, bør arbeidstakerens kontroll over midlene være på plass på den tiden. Ansatte som er betalt via direkte innskudd, vil ikke ha vesentlig begrensning i inntektene dersom midlene er tilgjengelige på andre og fjerde torsdager. Hvis midlene påbegynnes på en måte som gjør at midlene er tilgjengelige etter andre og fjerde torsdager, er det imidlertid betydelig kontrollbegrensning, og ansatt ikke betalt i tide.
lovbrudd
Statslønn og timelovgivning tar opp timing av lønn. Når en medarbeider innleder et krav om en ikke-levert lønnsjekk, vil staten verifisere samsvar med retningslinjer for konstruktiv kvittering og lønn og time. Som med direkte innskudd eksempel ovenfor, hvis en sjekk er sendt etter lønningsdagen, har ansatt en betydelig begrensning på hennes kontroll over midlene. Forsinkelsen i utsendelse av sjekken utløser ikke-samsvar.
Endelige sjekker
Arbeidsdepartementet har ikke definert e-postkrav for sluttlønnskontroller; Men staten din kan ha spesifikke retningslinjer som bør behandles. I "Arbeidsgiverens juridiske håndbok" skriver Fred Steingold at hvis en arbeidsgiver ikke utsteder en endelig lønnsslipp til rett tid, kan det måtte betale erstatning for ansatt samt ansiktsboet.
Hvis du utsteder endelige sjekker til ansatte i flere stater, må du sørge for at du refererer til sluttkontrollreglene for hver stat. Vær oppmerksom på når den endelige sjekken må leveres, måten den skal leveres på, og om det er nødvendig med en bekreftelse av noe slag for å sende den endelige sjekken.
Sammendrag
Lønnsforskrifter definerer ikke spesifikt lover for mailing lønnskontroller. Dette betyr ikke at en arbeidsgiver kan være laks i å sende lønnskontroller i tide eller i tilhørende dokumentasjon. Det er viktig å overholde den kommuniserte tidsplanen når man sender posten lønnskontroller. Å gjøre det vil forhindre risikoen for manglende overholdelse.
