En avgangstaker kan forårsake en rekke hodepine for en bedrift, blant annet en avbrudd i kundeservice, kundens mangler og tap av salg. Ved å bruke en kunngjøringsbrev for å advare klienter om avreise av medarbeiderne, kan du være en positiv, proaktiv PR-strategi for å hjelpe deg med å gjøre en potensiell sitron til lemonade.
Still dine mål for brevet
Bestem hvorfor du vil eller trenger å kontakte kundene dine for å gi dem beskjed om et ansattes avreise. Bruk en punktliste for å hjelpe deg med å skreddersy forskjellige bokstaver til de ulike behovene til klientene du vil kontakte. For eksempel kan det hende du må forsikre deg om noen klienter, det vil ikke bli noen avbrudd i deres leveranser eller kundeservice. Du må kanskje la andre kunder vite at de har en ny kontakt hos firmaet ditt, hvem den personen vil være, og at den nye representanten vil ringe til dem. Du vil kanskje ønske å ta imot rykter, informere kundene om at avgangstaker har en konkurranseklausul du har til hensikt å håndheve, eller at arbeidstakerne forlater på gode vilkår.
Snakk med Medarbeider
Møt med medarbeider for å diskutere din plan for å kontakte klienter. Be medarbeideren om tips for å kommunisere med bestemte kunder, basert på hans forhold til dem, kunnskap om deres historie og behov og tanker om deres potensielle bekymringer. Spør medarbeideren om han vil ha grunnen til at han avreise, eller hvis du skal legge det ut av brevet. Selv om du skiller fra en ansatt på dårlig måte, bør ingen av dere brenne broer og skade noens rykte på markedet.
Beslut om mottakerne
Skriv en liste over mottakerne av brevet, slik at du kan skreddersy innholdet til hver enkelt. Dokumentere årsakene til at du skriver hver klient ved siden av klientens navn, og gjør notater om spesifikt innhold du vil inkludere eller utelate i klientens brev.
Skriv det første utkastet
Skriv det første utkastet til brevet, adresser klienten ved navn. Begynn med å gi en trygghet, for eksempel, "XYZ Co. har alltid hatt stolthet i vår evne til å yte god kundeservice via vårt opplært, profesjonelt personale." Vær så oppmerksom på at klienten din skal reise, og hvorfor, hvis du har bestemte seg for å inkludere den informasjonen. Adresse eventuelle bekymringer klienten kan ha og fortell hvordan du skal adressere dem. Innfør kundens nye kontakt og hennes kontaktinformasjon, og sørg for å inkludere eventuelle overgangsdatoer. Legg til et innlegg som kaller ut viktige opplysninger du vil skille seg ut, for eksempel det faktum at den nye kontakten vil ringe for å introdusere seg denne uken. Avslutt med en invitasjon til klienten om å kontakte deg personlig hvis klienten har spørsmål.
Fullfør brevet
Har dine hovedansvarlige og hver kundes nye kontakt gjennomgå utkastet til de forskjellige bokstavene du lager for å søke innspill. Når du har mottatt innspill på ditt første utkast til klientbrevet ditt, lager du de endelige eksemplarene. La de aktuelle medarbeider se det endelige utkastet før det er signert og distribuert.
