De fleste som arbeider blir bombardert daglig av endeløse e-poster. Mange av disse e-postene blir raskt skannet og slettet, hvis de selv blir åpnet i det hele tatt. Når du sender en forretnings e-post til en kollega, en ansatt eller en klient, vil du ikke at den skal ende opp i kastehullet. Å være kjent med e-postformatet for virksomheten kan gjøre forskjellen mellom å ha e-postlest og ha det dumpet i den virtuelle papirkurven.
Hva er Business Email Format?
Bedriftens e-postformat er god praksis for å sende enhver type korrespondanse på vegne av firmaet ditt. Den gir en formell struktur som hjelper deg med å formidle meldingen din og få svar.
Elementene i en forretnings e-post inkluderer:
- Detaljert emnelinjen. Bruk en emnelinje som oppfordrer leseren til å åpne e-posten din. Jo mer spesifikk du er, desto bedre. Ta med noen få ord om hva e-posten handler om - Møte neste uke for å diskutere forslaget - i stedet for et vakt ord, som Hallo. Å være spesifikk bidrar til å hindre at e-posten din blir fanget i et spamfilter, og aldri gjør det til mottakeren i utgangspunktet.
- Profesjonell hilsen. Hvordan du hilser personen, avhenger av ditt eksisterende forhold, hvis du har en. Hvis du nå ut til noen nye eller som er i en høyere stilling, er det hensiktsmessig å bruke en mer formell hilsen som Kjære Mr. Jones. Hvis du har jobbet med denne personen før og har et mer uformelt forhold, er det greit å bruke personens fornavn, som Hei, Kim. Pass på at personens navn er stavet riktig, og e-postadressen er riktig.
- Kortfattet melding. E-posten til virksomheten skal være direkte og til poenget. Personen som leser den har ikke alltid mye tid, så gjør det ikke for lang og detaljert. Bruk korte setninger og avsnitt, og ta bare med relevant informasjon. For eksempel en setning eller to om hvorfor du ønsker å møte og de foreslåtte tider. Dette gjør det også lettere for folk å lese meldingen på sine telefoner, som er der de sannsynligvis vil åpne e-postmeldinger. Sørg for å bruke grunnleggende e-postformatering, selv om du er fristet til å bruke mange farger eller emojis.
- Signatur. Når du sender en forretnings e-post, er det alltid en god ide å lukke med en e-post signatur. Ta med navn, jobbtittel, firma og kontaktinformasjon. Det kan også inkludere koblinger til sosiale medier eller nettsider, noe som gjør det enkelt for mottakeren å få tilgang til dem. Bare ikke ta med så mye informasjon at det ser rotete ut. Din signatur kan forhåndsprogrammeres i e-postinnstillingene, slik at den automatisk blir inkludert i alle e-postmeldinger du sender.
Hvorfor du trenger å vite e-postformatet for virksomheten
En forretnings e-post er i hovedsak som alle andre forretningsbrev, men sendes elektronisk. Og, som alle forretningsbrev, sørg for å bruke riktig format slik at du kommer over så profesjonell som mulig. Du vil ikke sende en e-post som er for uformell eller upersonlig, spesielt for en viktig forretningsforespørsel.
Bedriftens e-postformat gir en enkel struktur som kan tilpasses til hvilken som helst forretnings e-post. Det er designet for å fortelle mottakere nøyaktig hva meldingen handler om, og oppfordre dem til å åpne e-posten og lese den. Bedriftens e-postformat tillater deg også å være formell eller uformell, avhengig av mottaker. Vær alltid profesjonell og vennlig i e-posten din. Skriv på en måte som oppfordrer mottakeren til å lese meldingen og svare på forespørselen din.
Du representerer din virksomhet med hver e-post du sender. Å lære forretningsmailformatet kan hjelpe deg med å få et godt inntrykk både på de du jobber med og de du vil jobbe med.
E-postformat for e-post Eksempel
Den nøyaktige måten du formaterer e-postadressen av, avhenger av din personlighet, hva e-posten handler om og til hvem du sender den. Følg dette grunnleggende forretnings e-postformatet:
Emne: Gjennomgå Summer Marketing Plan
Hei sam
Vedlagt er sommeren markedsføringsplanen jeg satt sammen. Jeg vil sette pris på det hvis du kunne vurdere det og gi meg beskjed hvis du har noen forslag.
Har du tid til å gå over dette med meg neste tirsdag eller onsdag?
Takk skal du ha,
Jenny
tittel, firmanavn og kontaktinformasjon
Som alltid, vær sikker på å se stavemåte og grammatikk før du trykker på send.
