Hvis jobben din innebærer periodiske orienteringer til ledere eller ledende ledere på avdelingsfunksjonene dine, er det sjanse for at du kan dele denne oppgaven i kvartaler eller tre måneder. Mange organisasjoner bruker kvartalsvise perioder for regnskaps- og finansvirksomhet, så de trenger en orientering som samsvarer med denne tidsrammen. En kvartalsrapport bør inneholde et sammendrag og informasjon om forretningsfremgang, høydepunkter, utfordringer og mål oppnådd i den perioden. Du kan til og med inkludere anekdotiske referanser som kan bringe rapporten til liv gjennom faktiske hendelser som skjedde i kvartalet.
Undersøk tidligere kvartalsrapporter
Hvis dette er første kvartalsrapporten du skriver, må du se tidligere rapporter - kvartalsvis eller årlig. Det kan være sluttårsinformasjon som du vil overføre til denne kvartalsrapporten. Det kan også være et foretrukket format for kvartalsrapporten din. Det er nok greit hvis du skal inkludere tilleggsinformasjon som er relevant. Hold deg imidlertid til samme format med mindre annet er oppgitt. Hvis du ikke allerede har en mal fra tidligere rapporter, opprett en, så du ikke gjenskaper dette trinnet neste kvartal.
Bestem informasjonskildene dine
Med mindre kvartalsrapporten bare er innenfor ditt område, er det sannsynlig at du vil trenge informasjon fra andre kilder eller avdelinger. For eksempel, hvis rapporten krever økonomiske data, kan du nå ut til regnskaps- eller finansavsnittet og be om dataene du trenger for kvartalet. Hvis det foreligger data tilgjengelig for foregående kvartal, be om det også, hvis du vil trekke sammen sammenligninger mellom to kvartaler.
Se på Bedriftsemner for rapportering
Samle informasjon om de forretningsemner du vurderer i kvartalsrapporten din. Hvis du for eksempel er en konsulentfirma prosjektleder og formålet med rapporten er å oppdatere ledergruppen på framdrift for flere forskjellige engasjementer, bør du vurdere å oppgi navnet på hver klient, etterfulgt av typen engasjement som underemner som dette:
- Klientnavn, type engasjement; eks. Executive Coaching
- Klientnavn, type engasjement; for eksempel Team Development Workshop
- Klientnavn, type engasjement; for eksempel organisasjonsvurdering
For hvert underemne, gi en kort beskrivelse av forpliktelsen, inkludert personell som er tildelt hver enkelt. Hvis du er prosjektleder, ta med navnet ditt og navnet på klienten du kommuniserte i løpet av denne perioden, samt en beskrivelse av aktivitetene som prosjektleder. Beskriv andre aktiviteter på engasjementet, for eksempel antall timer hver tilordnet konsulent arbeidet og målene, målene og resultatene for hvert engasjement. For eksempel kan du skrive,
"ABC-konsulent John Doe opprettet teamutviklingsaktiviteter for et 1. februar 2019-verksted. Målet med verkstedet er å gjennomgå resultater fra organisasjonsvurderingen som ble gjennomført 1. desember 2018, og legge til rette for aktiviteter for å tilbakestille lagmedlemmene til organisasjonsmisjonen. "
Du er dommeren på hvor mye detaljer du bør gi, basert på lengden og formatet på kvartalsrapporten din. Denne delen danner den fortellerkomponenten i rapporten din.
Regneark er nyttige
I tillegg til å være nyttig i å presentere et økonomisk bilde for kvartalsrapporten, blir regnearkene verdsatt av leserne bekymret for bunnlinjen. Du trenger ikke å inkludere flere sider med fortellelsesrapporten din, men en kvantitativ avbildning av kvartalsaktiviteter gir leserne et øyeblikksbilde av forretningsfremgang i ditt område. Ved å bruke det samme eksempelet, hvis du rapporterer om flere engasjementer, kan regnearket gjenspeile startbudsjettet, brenneanalysen, kostnadene til dags dato og det estimerte budsjettet for ferdigstillelse i både dollar og prosentandel.
Skriv innledningen og konklusjonen
Når du har samlet all informasjonen for rapporten og utarbeidet et utkast, skriver du innledningen og konklusjonen. Introduksjonen bør inkludere perioden for rapporten, informasjonskilder, avdelingen eller prosjektene og publikum. Hvis rapporten din er lang eller kompleks, skriv et sammendrag som inneholder den mest relevante informasjonen i en enkeltsammendrag. Konklusjonen bør omdanne høydepunkter i kvartalet, samt kortfattet forklare eventuelle bemerkelsesverdige problemer som oppstod i kvartalet og prognoser for neste kvartal.
