Lønnsystemet gir det mediet som er nødvendig for at arbeidsgiveren kan behandle lønnslisten. Så lenge lønnssystemet tilfredsstiller arbeidsgiverens lønnsbehov, kan sistnevnte bruke hvilket system det ønsker.
Håndbok
Et manuell lønnsystem bør velges etter omhyggelig overveielse. Dette systemet krever at lønnspersonen behandler hele lønnen for hånd; øker sannsynligheten for feil. Arbeidsgivere bør bare gå med et manuell lønnsystem hvis de har få ansatte. Oppsiden av dette systemet er at det er billig å implementere.
Arbeidsgivere kan kjøpe standard tidsskrifter fra en stasjonær butikk og få ansatte til å fullføre dem. Arbeidsgiver kan utføre lønnings- og skattemessige beregninger på en kalkulator, håndskrive lønnsslipp / betale stubber eller bruke en skrivemaskin og lagre harddisken lønnsdata i oppbevaringsboksene. Likevel, forsøk på å bruke dette systemet hvis man ikke har kunnskap om lønnsloven, eller hvis lønnslisten er for stor, kan føre til unøyaktig lønn og skattbehandling.
In-house Computerized
Det interne datastyrte systemet er et levedyktig alternativ hvis en arbeidsgiver ønsker å eliminere manuell lønnsbehandling. Dette systemet innebærer bruk av lønnsprogramvare, for eksempel Z-Pay, Ultipro og QuickBooks, som kan lagre lønnsdata for registrering av overholdelse. Det beregner lønninger og fradrag basert på innleverte data. Lønnspersonen ville for eksempel legge inn ansattes arkiveringsstatus, arbeidstilstand og godtgjørelser i lønnsprogrammet. Lønnsprogramvaren har de føderale og statlige kildetabellene hardkodede i systemet og utfører beregningene.
Dette systemet krever at arbeidstakeren investerer i, og vedlikeholder, lønnsprogramvare. Avhengig av programvarekompleksiteten kan lønnspersonalet kreve omfattende opplæring. Hvis lønnslisten er liten, kan en eneste lønnsleder håndtere lønnsbehandling. Men hvis lønnen er stor, med tusenvis av ansatte, vil en arbeidsgiver måtte ansette en full lønnspersonell, som kan omfatte lønnsleder / assistent, lønnsspesialist, lønnsleder og lønnsleder. Dette systemet kan vise seg å være dyrt for arbeidsgivere.
outsourced
Outsourcing lønnslisten til en lønn tjenesteleverandør er ofte et kostnadseffektivt og tidsbesparende alternativ for arbeidsgivere. Lønnstjenester har lønnspersonell som behandler kunders lønn, inkludert direkte innskudd, live sjekker og W-2-behandling. Arbeidsgiver betaler en fast avgift for denne tjenesten, og eliminerer behovet for å betale lønn og lønn på stedet. Videre trenger arbeidsgivere ikke å håndtere lønnsprogrammer. Til slutt gir outsourcing lønn en arbeidsgiver tid til å fokusere på andre oppgaver.
Mange lønnstjenester tilbyr nettbaserte lønnsløsninger, som gjør at arbeidsgivere kan få tilgang til lønnsopplysninger for lønn og lønnslister online. Videre tilbyr lønnstjenester vanligvis kunder ulike metoder for overføring av lønningstimer for hver betalingsperiode, for eksempel via faks, via e-post eller på nettet.
Ulempen med outsourcing er at når ansatte har lønnsansvar, kan øyeblikkelig hjelp ikke være tilgjengelig. Videre, når en lønnstjeneste gir visse lønnsskattfeil, straffer IRS arbeidsgiveren, ikke lønnstjenesten. Derfor ansetter noen arbeidsgivere en lønnsadministrator på stedet, som jobber som en kontakt for lønnstjenesten og arbeidsgiveren.
