En arbeidsgiver er ansvarlig for å opprettholde og holde medarbeideropplysninger for enkelte perioder. Den type personopptegnelse som holdes på fil, bestemmer hvor lang tid det skal holdes. Alle personopplysninger må lagres i et sikkert, men lett tilgjengelig område.
Ett år
Det er noen personopplysninger som må holdes i minst ett år etter at arbeideren forlater selskapet. Disse inkluderer alle arbeidsprosessrekorder, for eksempel kampanjer, overføringer og oppsigelser, samt eventuelle ansettelsestest, klageopplysninger og rettslige handlinger.
To eller tre år
Eventuelle betalingsrelaterte poster, som inntjening, tidskort, tidsplaner og lønnsatser, bør lagres i to år etter at arbeidstakerens oppsigelse er avsluttet. Faktiske lønnsposter skal beholdes i tre år etter ansattens utslipp. Alt papirarbeid i tilknytning til lov om familie og medisinsk permisjon må oppbevares i tre år.
Fem år
I henhold til Arbeids- og helsedirektoratet bør enhver informasjon, inkludert en oppsummering av detaljer om arbeidsskade eller sykdom, holdes i fem år. Imidlertid skal eventuelle medisinske eksamener som kreves ved lov på grunn av yrkesskade eller sykdom, oppbevares i 30 år.
