Du kan levere dårlige nyheter til ansatte, kunder eller ledelse via en rekke metoder. Mange foretrekker å ha negative meldinger levert enkelt og direkte. Andre foretrekker en mer subtil tilnærming, som setter budskapet på minst støtende språk. Uansett må du levere nyheter som mest sannsynlig er uønskede og uvelkomne på en klar, kortfattet måte.
Opprettholder forholdet
Bare fordi du har uønsket informasjon til relé, betyr det ikke at du må skade forholdet med mottakeren. Enten du legger av ansatte, slår ned en donasjonsforespørsel eller nekter reisebidrag, husk at situasjonen kan endres i fremtiden, og beslutningen din kan bli reversert. Legg til et komplement til notatet, for eksempel å fortelle ansatte hvor mye du har verdsatt deres bidrag. Forklar til fundraisers at budsjettet ditt for tiden ikke tillater bestemte utgifter. Tillegget vil myke slaget og holde åpne kommunikasjonslinjer for mulige fremtidige relasjoner.
Rammemelding med positivt språk
Ordene du velger i notatet vil bidra til å opprettholde et positivt svar, selv om du leverer en negativ melding. For eksempel kan du be om mer informasjon om å behandle en pengeforespørsel i stedet for å skrive at informasjonen som er oppgitt, ikke er akseptabel. Fortell ansatte hva de kan gjøre i stedet for hva de ikke kan gjøre. Skriv for eksempel "vennligst kle deg i fritidsklær på fredager" i stedet for "ikke bruk jeans på uformelle fredager." Send et notat til kunden din som sier "du kan hente varene dine på mandag," i stedet for "bestillingen din vil ikke være klar til neste mandag."
Forhindre juridiske konsekvenser
Firmememoer gjør ofte veien utenfor forretningsmuren din og i hendene på media eller andre parter. Unngå å bruke noe språk som tyder på ulovlig eller diskriminerende praksis. For eksempel, i stedet for å skrive "vår revisor forlater selskapet fordi han gjorde omfattende feil i årsrapportene," skriv "etter mange års anerkjent tjeneste, går regnskapsføreren videre til andre muligheter." Klarhet bidrar til å forhindre uønskede rykter fra spre som kan skade selskapets rykte. En uklar, negativ melding er "på grunn av mislighold, forlater enkelte finansmedlemmer." Et bedre notat lyder. "Vi er glade for å kunngjøre at nye finansielle medarbeiderne er satt til å erstatte de utgående medlemmene til regnskapsavdelingen."
Buffer de dårlige nyhetene
Negative notater gir ofte vondt følelser og sint respons. Du kan lindre eller i det minste redusere mengden fallout fra dårlige nyheter når du støtter det med gode nyheter. For eksempel, start et negativt notat med "du vil sette pris på antall ekstra fordeler som inngår i din forsikringspolicy" når du må reise forsikringsrenter. Hold bufferen knyttet til meldingen, for å opprettholde klarhet. Med andre ord, ikke si "det nye parkeringsdekket åpnes neste uke" når du sender en melding om et kutt i fordelene.
